由多个行业协会共同主办的展会摄影

由几个协会联合主办的展会，除了是一场展览，也是一场协商。每个团体都有自己的会长、自己的会员，以及自己想出现在记录中的愿望。如果这些愿望到开幕那天早上才第一次碰面，摄影师就会被夹在中间。

本指南属于我们展览主办方摄影工作的一部分。

为什么需要一份获批准的需求

在现场，摄影师无法决定谁的要求更重要。会长要求拍一张照片的同时，部长的助理也要求另一张。没有需求，声音最大的人就赢了。

一份获批准的需求，为摄影师提供清楚的顺序和一位可询问的人，也避免协会听到自己被遗忘的消息。

每个主办单位期待什么？

请向每个协会提出同一组问题：

• 哪些官员会出席，担任什么角色？
• 哪些时刻必须包括他们？
• 协会是否想要会员或展位的照片？
• 之后谁会收到照片，用于什么目的？
• 当天的联络人是谁？

请把答案整理在一个表格里。差异会变得明显，主办方可以在展会之前加以解决。

主办单位	主要官员	必拍时刻	照片用途
协会甲	会长、秘书	开幕仪式	会员通讯
协会乙	主席	颁奖典礼	年度报告
协会丙	委员会	协会会议区	存档

这只是示意，真实的内容由您的主办单位提供。

排好正式合影的顺序

多位官员的合影很费时间。请决定每组有谁、顺序如何、站在哪里。把最资深的一组排在最前面，因为注意力会逐渐下降。

我们的合照规划工具可以帮您列出并计算各组的时间。我们关于不必拦下每位宾客的团体照规划的指南，谈到了后勤安排。

准确的姓名、头衔与图说

协会对头衔和姓名的排序很敏感。图说里官员的顺序排错，或头衔写错，可能冒犯到人。

请每个协会提供自己官员的姓名和头衔，由主办方决定顺序。我们不会猜测。我们关于为重要活动参与者提供准确的姓名与职务的指南，说明了需要准备什么。

谁可以指示摄影师？

当几个团体联合主办时，权限的问题很重要。我们关于谁可以授权团体预订的摄影指示的指南，说明了为什么应该由一个人担任这个角色。请约定是谁，并告知每个协会。

当天，摄影师依照需求，并接受联络人的更新。个别官员的要求，由这位联络人转达。

一个实例

假设一场展会由三个协会联合主办。开幕仪式有一位主宾、三位会长和三位秘书。主办方在需求中写明：先拍七人的合照，再拍每位会长与主宾的合影。

每个协会都会从展会相册中收到自己的一组照片，用于通讯。如果某个协会想要较长时间的私人拍摄，会被告知应另行安排，并与主办方谈妥。当天所有要求都由主办方的联络人处理。

分享与存档

各协会可能保有自己的存档。请决定它们收到的是共享相册，还是各自挑选的照片。照片使用与审批登记表可以帮您追踪哪些照片给了谁。

请发给我们

请发协会名单、联络人、需求草稿和批准人。我们会询问缺少什么，并以书面确认日期、场地、安排的团队成员、成品和报价。颁奖另见展览颁奖与行业表扬，开幕另见展览开幕与礼仪性巡场摄影。

可以问我们的问题

请问问我们，如果有官员在排队合影时才加入我们怎么处理，如何避免超时的致辞挤压其余节目，以及各协会专属的照片如何交付。我们会针对您的日期，以书面确认哪些可行，现场则依照您批准的需求行事。