平面图之后展位号码或参展商名称有变动

平面图只是一张快照。到展会第一天，它可能已经不对了：展位搬到了另一个展厅，参展商改了营业名称，某个空间转给了别人。然而，照片会用上好几个月，并带着名称和展位号码一起流传。

这一页属于我们的展览主办方摄影指南。

为什么对照片很重要

相册的好坏，要看人们能不能在里面认出自己。如果一个展位署了错的公司名，对的公司被忽略了，错的那一家也可能觉得尴尬。赞助商和参展商会仔细看说明文字。

署名也是一份记录。日后主办方对照展会的责任来检查相册（见对照展会的责任检查展会相册），也需要名称正确。

唯一的依据

第一步是约定正确的名单放在哪里。它可以是参展商联络团队维护的电子表格、注明日期的平面图，或预订系统导出的资料。不论是哪一个，都要指定一位负责人。

我们把那份名单视为正确。如果别的东西与它不一致，例如展位上的招牌，我们会标出来，而不是自己决定。我们的指南摄影师在公开活动议程之外需要什么列出了其他有助于团队依据同样事实工作的资料。

一次更新应包含什么

有用的更新简短而完整。它写明变动前后的展位号码或名称、变动日期、所在展厅，以及由谁核实。如果公司改了营业名称，应附上正确的拼写和大小写。

变动	请告诉我们什么
展位搬迁	旧的和新的号码、展厅、日期
参展商改名	旧的和新的名称、拼写
展位退出	号码、日期、该空间是否空置
合用展位	所有公司的名称及其顺序
赞助商展位	赞助商希望使用的名称

展会期间

变动会持续到展会期间。请展会联络人在有更新时通知摄影师，并约定每天某个时间，团队会收到次日的最终名单。我们的摄影范围变更记录表是保留带日期记录的简单做法。

对于多日的展会，团队也会受惠于每天开始时的一份简短说明：今天的重点、任何变动，以及哪些展位不准拍摄。

一个假设的例子

举个假设的例子：一场三天的展会有 180 个展位。第一天上午，因为布局更正，六家参展商被调到另一个展厅，另有两家在合并后改了名称。营运联络人发了一则讯息，列出这八项变动和核实的时间。

摄影师更新了笔记，挑选团队更新了总名单，这八个展位的说明文字使用新的资料。交付前，团队最后把每一条说明文字对照总名单核对一遍，发现并改正了两个小错误。

展会之后的挑选与命名

挑选是选出照片并加标签的环节。请问我们怎么处理，以及主办方是否在发布前检查标签。我们的指南交付相册的照片是怎么挑选的说明了过程，小型参展商与大型展会赞助商并存一页则谈到如何平衡覆盖。

团队之间的交接

如果由不同的人负责展厅、挑选和交付，细节可能会丢失。一份随着简报从一个人传到下一个人的追踪表，会有帮助。我们的摄影简报交接追踪表就是为此设计的。

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、人手、交付内容和报价，以及变动流程和更正的截止时间。我们明确说明，署名以核实的名单为准，而不是印出来的平面图。