使馆与外交招待会摄影

使馆招待会汇集了官员、宾客，有时还有普通市民。主办办公室定下基调，摄影师配合。镜头能呈现什么，更多取决于这个办公室。

本页属于官方与公共机构活动摄影的一部分。关于正式活动中的来访团体，请见官方活动中的国际代表团。

谁委托摄影？

先从这里开始。使馆可能直接聘请我们，文化处可能这样做，也可能由活动代理代表他们。每种安排都会影响谁下指示、谁批准照片、谁来付款。

请告诉我们是哪个办公室，以及谁有权决定。如果当天两个办公室意见不一，由一位指定的联络人定夺。处理客户与活动代理的矛盾指示说明了类似的问题。

当天的通行范围如何确定

外交特权、特别通行和豁免不属于供应商的预订。我们以供应商的身份在活动中工作，通行范围以主办方给予的为准。

进入住所私人区域的安排，须事先与主办办公室商定。如果招待会在住所内或附近举行，主办办公室会告诉我们哪些房间和花园区域属于活动范围，其他地方一律关闭。

宾客与隐私

宾客可能包括官员和私人人士。有些人广为人知，有些人不愿出镜。宾客的意愿由主办办公室处理，有一个简单的方式让摄影师知道要避开谁，会很有帮助。

个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）说明，《2010年个人资料保护法令》适用于商业交易中的个人资料。至于是否适用于贵招待会，应由法律顾问判断，主办方也可能受自身规则约束。我们不解释这些规定，只遵从收到的指示。照片分享与隐私规划可用来记录这些指示。

一个假设的例子

例如，某使馆为政府、商界和社区的宾客举办国庆招待会。礼宾官员提供了节目流程，以及八位需要拍摄正式照的宾客名单。几位宾客已表示不希望被拍。

摄影师在大厅边缘工作，拍欢迎、致辞、正式合照和轻松的片刻，并避开名单上的宾客。楼上的住所房间不开放。所有照片在发给本国团队之前，由同一位审批人批准。

把照片寄往海外

使馆常把照片发给另一个国家的团队。云端相册与跨境照片资料处理说明了在储存和传输方面应询问什么。照片发往何处由主办方决定，我们的交付方式随之商定。

正式礼仪

外交场合很讲究头衔和称谓。提供重要参与者的准确姓名与角色说明了如何准备名单。名单由主办办公室提供，我们不猜测。

类似的正式场合

国宴与此有许多相通之处，见国宴与机构正式招待会摄影。相机不得进入的区域，见设有限制区域或受控发布的官方活动。

抵达、安检与时间

招待会入口常设安检，供应商也有指定的抵达时间。请向办公室询问入场路线、所需的身份证明，以及团队应该几点进场。在预订中确认供应商抵达与入场指导要求说明了如何记录这些细节。提早到场，可以在宾客到来之前先商定好位置。

需要先确定的问题

哪个办公室聘请我们？哪些房间属于活动范围？谁不入记录？照片将发往何处？

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、团队、交付内容和报价，并记录主办方给予的通行范围。我们不对外交身份作任何声称，主办方未确认的项目，我们一概不写。