官方活动中的国际代表团

另一个国家的代表团出席官方活动时，照片同时服务两类读者。主办机构需要自己使用的记录；来访一方可能想把照片用于自己的报告，也可能希望少一些。

本页属于官方与公共机构活动摄影总览的一部分。使馆主办的招待会，请看使馆与外交招待会摄影。

从联络人开始

请问主办机构，由谁照顾代表团。这个人了解行程、代表团的意愿，以及适用的礼宾安排。所有要问来访一方的问题，都通过他们。

我们不会直接联系宾客，也不会自创外国官员该如何拍摄的规则。如果主办方或代表团有具体要求，我们遵照执行。

姓名、职衔与文字

请收集一份书面名单，包括代表团使用的全名、职衔、机构和姓名顺序。如果姓名另有其他文字的写法，请问清楚说明文字使用哪一种。

请由一个人确认名单，活动照片图说工作表可以把它集中在一处。观众不同时如何选择说明文字的语言，见英文、马来文与中文的发布情境。

谁来发布照片？

发布是共同的事。主办方决定自己发布什么；来访一方可能要决定自己的人员可以出现什么。请商定：

1. 各方可以发布哪些照片。
2. 顺序：例如先发主办方的媒体组，再发代表团的。
3. 是否有禁发期。见禁发期与受限发布的照片。
4. 哪些说明文字由谁批准。

照片使用与审批登记表是个方便的记录方式。

摄影师不会假设的事

我们不会假设：

• 任何外交礼仪规则。
• 任何保安要求或入场安排。
• 代表团愿意在每个时刻都被拍摄。
• 主办方可以控制代表团的照片。

有不清楚的地方，我们会问联络人并写下答案。

一个假设的例子

假设某州政府接待一个十人的海外代表团，半天到访。流程有欢迎、简报、实地参观和闭幕午餐。主办方的联络人告诉我们，正式时刻可以拍，午餐不拍，主办方发布前代表团会先审阅照片。

计划涵盖欢迎、简报和参观，最后合影。说明文字采用对方提供的拼写。一小组照片先交给代表团，等对方回复后，主办方才发布。

语言与沟通

代表团提出的要求，例如要求重做一次握手，要通过联络人转达，摄影师不会直接协商。如果房间里有口译员，摄影师会绕开他们，不会要求他们暂停。

要告诉摄影师的事

• 代表团名单和联络人。
• 流程以及可以拍摄的时刻。
• 发布顺序和批准人。
• 说明文字的语言和拼写。
• 要避开的区域或时刻。

日期、场地、摄影团队和交付内容，我们会在活动前以书面确认，并注明哪些取决于代表团的批准。

时间与移动

代表团的行程很紧，场所之间的移动通常由主办方的交通团队安排。请问抵达和离开的时间范围，以及团队停留得足够久、可以拍照的地方。如果某一站只有一分钟，就只规划一个位置和一个画面次序。活动比公布时间表走得更快时的拍摄说明了时间紧缩时，我们如何让流程表仍然可用。

赠礼、交换与正式时刻

代表团到访中常有互赠礼物或纪念牌。请问联络人谁送什么、按什么次序，因为取景要看这些。请保留物品清单和描述，用于说明文字。把礼物描述错，很容易发生，更正起来也尴尬。