核对摄影报价单和发票上的法定名称

一次摄影预订，会出现报价单上的名称、发票上的名称和付款的名称。如果三者对不上，付款就会变慢，记录也会混乱。一开始多做几项核对，就能避免大部分麻烦。

本指南属于我们的预订活动摄影与确认拍摄范围总览。

谁是签约方？

签约方是同意报价单并承担其义务的个人或机构。可能是贵公司、您的组织、委员会、协会，也可能是您本人。

有时负责安排预订的人并不是签约方。活动经理可能代表公司预订，私人助理可能代表董事预订。请清楚写明谁是客户；如果有代理人，也要说明。我们关于通过代理或主办单位付款和由私人助理安排的预订的指南，分别说明了这些情况。

报价单上的名称应该是什么？

应该与贵公司财务部付款时使用的名称一致。公司通常用注册名称，有时还附上注册号码。协会或社团则用注册时的名称。个人则用付款时会使用的身份证上的姓名。

在把资料发给我们之前，请先与财务部核对拼写、标点，以及 “Sdn Bhd” 或 “Bhd” 这类结尾。我们按您提供的资料撰写报价单，不会另行核实，所以您发来的资料若有错误，文件上也会跟着出错。

收款方清楚吗？

收款方是另一半需要核对的地方。报价单和发票应写明谁收款，付款资料也要与这个名称相符。

如果有人要求您付款给与报价单不同的名称，或更改付款资料，在通过您已认识的联络人确认之前，请不要付款。可以致电或写信给原报价单上的联络人。这对任何供应商发票都是合理的控制方法。

开票资料有变怎么办？

资料会变：公司改名、新实体接手、活动改由另一个部门付款。一知道就请以书面告诉我们。我们会发出更新的报价单或发票，并把先前的版本标为已取代。

公司易主还会带来另一个问题：预订是否转到新的实体名下。不应该想当然，公司拥有权或联络人变动时的预订记录指南解释了原因。

情景示例

例如，某活动团队为产品发布会预订摄影服务。团队发来的公司名称是网站上的商业名称。财务部后来说明，采购单必须使用注册名称，两者略有不同。

因为团队在发票开出之前就核对了，报价单随即改成注册名称，并加上采购单号码。发票名称正确，通过财务审核，按一般周期付款。

没有公司名称的组织怎么办？

协会、委员会、学校和社区团体可能没有公司式的名称。请使用团体注册或为人所知的名称，并说明由谁签署。如果团体没有正式身份，签署的人可能要承担个人责任，所以请先确认对方明白这一点。您自己的顾问可以告诉您这样的安排如何运作。

请发给我们的资料

• 客户实体的确切名称。
• 开票地址和发票接收人。
• 财务部要求的注册号码或参考号码。
• 采购单号码（如果会发出）。
• 批准付款的联络人姓名。

我们的摄影采购需求书生成器可以把大部分资料集中在一处，如果费用由几个部门或几方分摊，摄影费用分摊工作表也能帮上忙。

我们会确认什么

我们会以书面确认客户名称、开票资料、日期、场地、摄影团队、成品和报价单。日后如有名称或资料变更，我们会更新文件，并告诉您哪一个版本有效。