一场活动，多个委托机构

在马来西亚，共同举办的活动很常见：由协会和政府机构联合主办的会议、公司与慈善伙伴合办的义卖，或由品牌和场地共同主办的产品发布会。每一方都理所当然地期望有照片。问题出在每一方都以为自己说了算。

本文属于我们的马来西亚活动摄影规划指南。这是规划指南，不构成法律意见。

为什么需要主委托方

摄影师需要有一个对口的单位。这个单位负责接受报价、收取确认函、付款，并把决定转达给其他各方。没有它，摄影师就会收到互相矛盾的指示，或者不知道该问谁。

主委托方不一定是最大的机构，而是最适合统筹的一方。请把这个选择写下来，并告诉其他各方。

委托前要协调什么

每个机构都有自己的目标。可以从五个方面比较：

方面	要解决的问题
优先项目	对每个机构而言，哪些时刻、人物和品牌元素必须出现？
批准	谁在照片使用前审阅，多快完成？
使用	各机构可以在哪里使用这些照片？
费用	谁付款，额外的费用如何分摊？
联络	当天谁与摄影师沟通？

费用分摊最好在活动前谈妥，而不是事后。摄影费用分摊工作表可以帮您列出各种方案。

优先项目互相冲突时

两个机构可能都希望自己的标志或领导人出现在最显眼的照片中。摄影师无法凭空增加舞台时间。合理的做法，是在整场活动的层面上为优先项目排序，由主委托方裁决平局。与多位决策者协调拍摄优先次序说明了方法。

如果某个机构需要额外的拍摄，例如单独的合照或私人人像，请把它们当作独立项目排入时间表，并计入拍摄范围。

批准与照片使用

照片使用是共办活动最容易出现尴尬的地方。一个机构可能打算把照片放进年报，另一个用在社交媒体，第三个用在新闻稿。每种用途在许可和署名上可能有不同的期望。

稳妥的做法是列出每一种预期用途，写明由谁批准，并保存记录。照片使用与审批登记表就是为此设计的。至于一般原则，请参阅活动拍摄隐私、许可与照片使用和活动照片的商业与报告用途。

什么是法律，什么是合约，什么是政策？

把三个层次分开来看会有帮助。法规，例如马来西亚的个人资料保护法律，应该咨询合资格的专业人士。合约指各机构与摄影师以书面约定的内容。场地规定和各机构自己的政策是第三层，往往比法律的要求更严。

我们在本文不解释法律。如果您的活动涉及政府部门、上市公司或与会者的个人资料，请让合资格的顾问审阅任何拟定的措辞，并要求场地方以书面提供其拍摄规定。

一个实例

例如，设想一场由行业公会和一个州政府机构联合主办、另有一家企业赞助的两天行业论坛。公会是主委托方，聘请摄影师、收取报价单并统筹批准。

政府机构希望拍到官员与代表的合照，并要求照片使用前先经过批准。赞助商希望拍到它的展位和赞助环节。三方以书面同意：优先项目由公会排序，被挑选的照片有四十八小时的批准期，现场只有一位联络人。摄影师收到的是一份清单和一个电话号码。

如果委托是正式分开的

有时两个机构各自签署一部分工作。若是这样，请确保每份报价单写明各自涵盖的内容，重叠的部分不会付两次钱。关于企业的安排，企业摄影提案说明提案的结构。

应该告诉摄影师什么

• 主委托方的名称，以及其他机构。
• 每个机构的必拍照片。
• 批准流程与联络人。
• 任何关于照片的场地或合约限制。
• 额外的拍摄将如何提出与批准。

摄影职责分工规划器记录谁做什么。如果其中一个机构是提供套餐的策划公司或场地，通过策划公司或场地套餐聘请摄影师谈到这种安排。