为媒体、营运团队与业主分别准备开幕相册

活动结束，照片准备好了，第一个要求随之而来：“请把全部寄给我们。”听起来简单，但把同一个文件夹发给每一个人，可能泄露超出预期的内容，拖慢新闻稿，或者让期待低调的宾客曝光。

本文属于我们的开幕与里程碑活动摄影总览，谈的是在交付之前，先决定谁拿到哪些照片。

先列出接收群体

从真正会收到照片的人开始。常见的群体有：

• 媒体。 需要照片来发表的记者、编辑和博主。
• 营运团队。 管理场地的经理和员工。
• 业主与董事。 委托人，想要完整的记录。
• 合作伙伴与租户。 参与活动或被点名的机构。
• 宾客。 想看到自己的受邀来宾。

每个群体的需求、权利和风险都不同。请在活动前写下来，并告诉我们。

各群体需要什么

群体	需要	通常不应收到
媒体	一小组附图说、已获准新闻使用的照片	宾客的抓拍、营运区域
营运团队	布局、招牌、工作流程	含保安或门禁细节的照片
业主	经审核的完整记录	没有理由就不该扣下任何东西
合作伙伴	以约定形式呈现他们的照片	其他方的选片
宾客	已同意的、自己入镜的照片	完整相册

我们的为媒体、赞助商和内部团队准备不同的图包指南，说明了如何设计这些选片。另一篇什么样的活动照片适合新闻使用则介绍了媒体选片。

法律、合约与公司政策

三件不同的事，共同决定谁能收到什么：

• 法律。 个人资料保护局（PDP）说明，《2010年个人资料保护法》适用于商业交易中处理的个人资料。拍到可辨认身份的人的照片，可能属于个人资料，所以如何分享很重要。我们不提供法律意见，该法如何适用于您的活动，请咨询您自己的顾问。
• 合约。 预订条款规定谁可以如何使用照片。马来西亚知识产权局（MyIPO）说明，版权在作品创作时自动产生，因此关于所有权和授权的书面协议很重要。请参阅我们的活动照片的版权归属与使用许可。
• 公司政策。 您自己对谁可以收到照片、以什么形式收到的规定，是内部的选择。它们不是法律要求，却决定您发出什么。

保护宾客与营运

宾客也许同意在活动上被拍摄，却不同意照片被交给媒体。请保存一份希望低调的人员名单，并把他们排除在对外选片之外。

营运类照片同样需要小心。后场走廊的广角照片，可能显示门禁、设备，或业者希望保密的流程。对外发出每组选片之前，请检查这些细节。我们的私人相册查看与再次转发指南，说明如何控制查看权限与分享。

顺序与时机

交付不必同时到达。常见的顺序是：

1. 先发一小组新闻照片，因为媒体的时间很短。
2. 随后是业主的选片。
3. 接着是营运团队的实用组。
4. 审批完成后，再发给合作伙伴和宾客较完整的相册。

活动后交付与审批日程表可以帮您规划顺序。活动后照片使用规划器则让您为每个群体和用途命名。

假设的例子

例如，一家酒店集团开设新场所。业主、酒店营运方和两家租户都想要照片。新闻组有十二张附图说的照片，已由业主批准。营运方收到一组布局和招牌的照片，不含后场走廊；租户则收到各自的空间和合影。

要求低调的宾客，被排除在对外选片之外。业主保留经批准的完整相册。每一次发放，都记录在照片使用与审批登记表里。

请告诉摄影师

• 接收群体及他们的需求。
• 希望保持低调的宾客。
• 不得出现在对外选片中的区域。
• 图说措辞和审核人。
• 每个群体的顺序和截止时间。

我们会在活动前，以书面确认日期、场地、人员和交付内容。