为媒体、赞助商和内部团队准备不同图片包

活动结束后，好几组人都想要照片。新闻部要一小组，赞助商要自己的照片，员工想看到自己。最简单的做法，是把整个相册分享出去，但这也是您最难掌控的做法。

这篇指南属于活动照片的商业用途与报告用途的一部分，说明怎样把相册分成几个图片包，并让每个包都清清楚楚。

各类对象各需要什么？

对象	选图	背景说明	控制方式
媒体	一小组新闻时刻	核对过的图说、署名文字	指定的媒体、经批准才发布
赞助商	与协议相符的照片	说明每张显示什么	指定联络人、写明用途
内部团队	表扬和记录用的照片	姓名与团队	仅限员工查看、设检讨日期
合作伙伴与供应商	与其工作相关的照片	简短说明	指定收件人、限制用途
档案	较完整的一组	编有索引，注明已批准的用途	限制查看权限

适合新闻发布的照片、赞助商证明和内部沟通这几篇指南，更详细地说明了每一种选图。

为什么不用同一个文件夹？

共用的文件夹有三个问题。

1. 照片给错了对象。 原本给团队的自然抓拍，可能落到记者手里。
2. 用途不清楚。 没有说明用途，收件人只好自己决定。
3. 没有记录。 日后无法说明谁拿到了什么。

分成几个各有用途的图片包，可以减少这些问题，但不能消除它们，因为任何收件人都可以转发文件。

法律、合约、场地规定与公司政策

这四个层面适用于每一个图片包。

• 法律。 个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）说明，《2010年个人资料保护法令》适用于商业交易中处理的个人资料。这项法令是否适用于分享某个图片包，以及如何适用，请向您的法律顾问咨询。
• 合约。 我们的书面报价会写明贵机构可以如何使用和分享这些照片。马来西亚知识产权局（MyIPO）指出，作品一旦创作出来，版权保护便自动产生，所以您授予第三方的使用权，必须在您所持有的权利范围之内。拟定的措辞请先与顾问确认。
• 场地规定。 场地可能限制分享某些照片。
• 公司政策。 谁可以收到照片、用来做什么，由您自己的政策决定。

我们不提供法律意见。

如何建立每个图片包

每个图片包都要决定：

• 选图。 哪些照片，一共多少张。
• 图说。 姓名、职衔和背景说明，并经过核对。
• 署名。 跟着文件一起流转的文字。
• 用途。 收件人可以做什么、不可以做什么，要以书面写明。
• 收件人。 指定的个人或机构。
• 交付。 文件如何送到对方手上，以及可使用多久。

请把各个图片包放在不同的文件夹，并取个清楚的名字。照片文件命名与文件夹整理一文建议，出现更正版本时，该如何避免混淆。

查看权限与转发

您可以降低转发的可能，但无法彻底杜绝。请在可行时指定收件人，并使用有查看权限控制的链接，同时在附上的讯息中写明获准的用途。请看私人相册的查看与转发。

如果收件人是不属于这次预订的供应商或合作伙伴，请看与赞助商、场地及其他供应商分享活动照片。

举个例子

例如，一个机构举办产品论坛，有两家赞助商和一个新闻部。传讯主管从已交付的相册里准备了三个图片包。

媒体包有八张主题演讲和宣布消息的照片，附有核对过的图说和署名文字。每家赞助商的包有六张它自己环节和招牌的照片。员工包有十二张表扬用的照片，放在内部网站六个月。每个包发出时，都附上一段说明获准用途的简短文字。主管把谁收到什么，记录在批准登记表里。

版本控制

图说更正或照片换新后，图片包就改变了。请为版本编号，并告诉收件人哪一版才是目前有效的。追踪图片批准而不丢失原始交付文件一文说明了做法。

要向摄影师交代什么

• 有哪些对象，以及各自需要什么。
• 对每个对象重要的时刻。
• 任何图片包都要排除的人物或区域。
• 每个图片包的批准人和期限。

活动之前，我们会以书面确认日期、场地、人手和交付内容。如果您希望交付的相册以某种方式整理，请尽早告诉我们，我们会说明能包括什么。