分设在不同大楼的会议怎么拍

议程表把场次画成整齐的方格，好像每间房都只相隔几步。当会议用上好几栋大楼，这些方格之间的实际距离，可能是五分钟、十分钟或十五分钟，要看电梯、安检和天气。

这一页属于我们的会议与大会摄影总览。多场次同时进行的会议谈的是人手如何分配到不同房间，这一页则加上了距离这个因素。

量出实际的转场时间

先从地图开始。标出每栋大楼、出入口和房间，以及它们之间的路线。然后请您的团队成员背着包，以会议的步调走一遍，记下时间。

要把议程表忽略的东西算进去：等电梯、经过保安柜台、过马路或穿过停车场、上好几层楼。场地摄影检查清单会记录每个地点的出入口和限制。

转场对拍摄的影响

每一次转场，都让摄影师离开一间房，也推迟到达下一间。两场相隔五分钟开始，而步行要十分钟，第二场就不可能从头拍起。

请列出转场前后的场次，以及中间的时间。方案在这些地方，需要老实写上“部分覆盖”。我们的指南在重叠的计划活动之间做选择说明了如何准备这个决定。

各栋大楼的出入规则

每栋大楼可能有自己的管理人、进出程序和摄影师规定。一栋可能容许自由走动，另一栋可能要有人陪同才能上某些楼层。

请向每个场地问清楚适用什么规定，可能的话请对方以书面答复。我们的指南询价前先确认确切的活动场地说明了为什么细节很重要。如果规定有变，场地出入变更与复查追踪表会留下记录。

要不要第二组人

如果重要场次在不同的大楼同时进行，一位摄影师无法兼顾两处。可选的做法有：增加第二位摄影师，缩小次要那栋大楼的拍摄范围，或只拍精选的时刻。

同步活动与人手规划工具可以帮您测试这些选择。我们的指南同时使用多个场地或房间的预算在不列出数字的前提下，说明了对费用的影响。

一个示例情境

举个假设的例子：一场会议的全体大会在主礼堂，工作坊在隔着一个庭院、步行十分钟的另一栋大楼。工作坊在全体大会结束后十五分钟开始。

摄影师拍完全体大会，走到工作坊的大楼，开始后五分钟才到。主办方接受，除非增加第二位摄影师，否则每场工作坊的头几分钟都会拍不到。这是假设的情况。

器材与后勤

携带器材在大楼之间走动很累。请问每栋大楼有没有可以安全存放包包的房间，以及接驳车有没有座位。天气炎热或下雨，会影响步行，有时也影响器材。

如果会议长达数天，走动的模式可能每天不同。我们的多日会议摄影一页，说明了如何每天早上检视计划。

大楼之间的联络

每栋大楼有一位指定的联络人，变动会更容易处理。一个场地的延误，会连累下一个场地。请约定怎样通知摄影团队，以及多久检视一次计划。

我们会确认什么

我们会以书面确认大楼名单、假设的转场时间、部分覆盖的场次和增加的人手。如果当天实测的时间与假设不同，我们会与联络人调整计划。

第一天之后检讨转场

实测的步行时间，加上人潮、延误和天气之后，往往和实际不同。第一天结束后，请问摄影团队和联络人，哪些转场比预计久，并调整次日的分配。如果某条路线反复造成错过开头，可以考虑调整场次的开始时间，或为那个时段增加第二位摄影师。