贸易展会上的买家接待项目

买家接待项目是一种承诺：您把挑选出来的买家请到展会，照顾他们，并把他们介绍给参展商。做得好，它是主办方最有力的成果之一。拍得不小心，却可能暴露本来不想让人看见的谈话。

这一页属于我们的展览主办方摄影指南。

主办方实际提供什么

请从您自己的项目出发，而不是凭买家通常会得到什么去想象。有些展会提供欢迎简报、接待厅、预约会面和闭幕招待会，有些只提供其中几项。拍实际存在的就好。

如果不确定要包括什么，请列出每个环节的时间和地点，然后标出您想要证明的几项。活动摄影需求表工具是方便的做法。

值得记录的时刻

常见的候选如下，请对照您自己的时间表确认：

• 欢迎柜台，以及第一批参与者抵达。
• 简报或迎新环节，以广角拍摄。
• 在双方同意下，于展位进行的介绍。
• 主办方工作人员带领小组走过展厅。
• 如果来宾自在，可拍共用的餐点或交流环节。

不需要每一项都拍。拍得精的少数几项，往往比拍得稀薄的一长串清单更适合写进报告。

哪些保持私密

预约是谈生意的地方。除非双方另有说明，否则视为私密。即使双方同意，照片也不应显示价格、文件或荧幕。

我们的指南活动照片中的商业机密资料列出了要留意的地方。至于洽谈区如何处理，请看展会上远离公共走道的商务洽谈。

准确署名参与者

准确很重要，因为这些照片可能会交给赞助商、协会或未来的参与者。主办方应该提供一份已核实、可署名的买家名单，列明他们希望印出的公司名称和职务。

我们绝不凭工作证或猜测认人。如果不确定名字，说明文字就不写。我们的指南准确的照片说明、署名与活动背景解释了这个原则，拍摄许可与发布许可则把这两项决定区分开来。

照片之后的用途

内部报告、给利益相关方的回顾，以及吸引明年买家的宣传贴文，是三种不同的用途。同意第一种的参与者，不一定同意第三种。我们的指南与赞助商、场地及其他供应商分享活动照片说明了如何控制转发。

照片使用与审批登记表是记录哪些照片获准用于哪种用途的简单方法。

一个假设的例子

举个假设的例子：一场展会在两天内接待四十位受邀买家。项目经理提供同意署名的买家名单，一份包括欢迎、简报和六次预约到访的时间表，以及一则说明：预约会面不准拍摄。

摄影师记录抵达、简报，以及小组走进展厅的画面，并拍了两个双方都同意的展位介绍。说明文字使用核实名单上的名字。经理在发布前检查相册，剔除一张能看见荧幕的照片，其余批准。

时间与人手

买家项目与展会的其他部分同时进行。如果时间表有并行的环节，一位摄影师无法分身。请问我们人手如何分配到项目和各展厅，我们会以书面确认方案。对整个展会来说，展会舞台节目与展厅拍摄的冲突是一篇有用的参考。

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、人手、交付内容和报价，以及开放、有限制和禁止拍摄的环节。如果您还想记录项目中的颁奖或赞助商到访，请一开始就说，让拍摄计划能反映出来。