公布前就要求提供发布会照片

发布会团队要求在公开宣布前先拿到几张照片，是很常见的事。新闻稿需要一张主视觉图，社交媒体帖文已排好时间，或者高层想先看看拍摄成果。这个要求合情合理，但风险比一般相册高，因为这些照片还没有公开。

这一页说明，在提前挑选的照片离开摄影师之前，有哪些事要先决定。它延续我们的涉及未公布产品的发布会指南。

「公布前」到底是什么意思？

意思是照片已经存在，但里面的资料仍属机密。舞台上产品的照片会泄露产品，签约的照片会泄露合作关系。发布时间没到，这张照片就和新闻本身一样敏感。

所以第一个问题不是照片能多快送出，而是应该由谁持有、在什么条件下持有。

要写下的四件事

项目	要决定的内容
照片	提早要哪些时刻或哪几张照片
收件人	谁收到（指名），谁可以转发
条件	发布时间、允许的用途，以及分享上的限制
批准	谁批准提早发布，如何确认

这四点写一份简短的说明就够了。我们的照片使用与审批登记表提供了记录这些事项的版面。

挑选提早交付的那一组

并不是每张发布会照片都需要提早送出。通常几张就够宣布用：主要的揭幕、代言人，也许再加一张产品细节。请事先决定是哪几个时刻，摄影师才知道要留意什么。

其余的照片依一般交付计划处理。指南常规挑选与约定的修改说明了一般交付如何进行；如果需要在活动进行中送出照片，我们的活动进行中的照片选送规划可以帮上忙。

禁发令与发布条件

禁发令的意思是，在指定时间之前，素材不得刊登。如果您打算把提早的照片发给媒体，解禁时间应写在随附的资料里，以及你们团队掌控的文件资料里。指南禁发令与限制刊登的照片解释了这个概念。

发布条件是由您和另一方（例如合作伙伴或媒体机构）约定的，我们不会替您决定。您告诉我们什么，我们就记录什么，并照着执行。

一个假设的例子

假设一家公司在上午十一点宣布合作，传讯主管需要一张签约照片，在十点四十五分前拿到，用于新闻稿，十一点前不得公开。团队约定，摄影师只把三张签约照发给传讯主管。主管挑出一张，标上十一点的发布时间，并附上禁发令发给媒体。

其余相册稍后依一般计划交付。在十一点之前，团队以外没有任何人看到任何一张照片。

提早交付的照片与完整记录

提早挑选只是为了方便，不等于完整的拍摄成果。活动还在进行时，摄影师只能从少量画面中挑选，之后的修图会更细致。请告诉您的团队这一点，免得把提早的照片当成最终挑选。

如果媒体会用到提早交付的照片，请再看新闻照片与社交内容需求有何不同，因为两者往往需要不同的照片。

活动前要谈妥的问题

• 如果发布时间有变，谁来通知摄影师和收件人？
• 提早交付的那一组，是你们团队挑选，还是由摄影师提供候选名单？
• 有没有照片需要在送出前先核对姓名或产品资料？
• 谁来确认提早的照片已经收到，而且没有被转发出去？

把答案写下来只需要几分钟，也让之后审阅相册更容易，因为大家都看得到什么时候发布了什么。

请把这些资料发给我们

请发给我们发布时间、要提早拿到的照片或时刻、收件人名单，以及批准的人。我们会阅读简报、询问缺少的资料，并在活动前以书面确认这份安排。