预订之前先确认拍摄进场安排

许多预订取决于第三方。酒店、学校、宗教场所或政府设施，可能对谁可以拍摄、在哪里拍摄有自己的规定。进场没有确认，预订就建立在假设上。

这篇指南属于我们的预订与拍摄范围指南。当天才出现的限制，请看场地在当天限制拍摄进场。

谁控制进场？

有三类各方可能掌握进场。

各方	例子	他们决定什么
场地	酒店、礼堂或公园的营运者	进场、时间、器材、费用
机构	学校、会所或工作单位	谁可以拍摄成员或学生
活动主办方	筹办单位或委员会	证件、站位、限制区域

可能不止一方适用。酒店承办主办方的活动，两边都可能有规定。请逐一问清楚谁决定什么。

决定由谁取得进场许可

最常见的漏洞，是双方都以为对方会去问。请以书面谈妥。

1. 谁提出申请？ 主办人、主办方还是摄影师。
2. 向谁申请？ 场地或机构里指定的联络人。
3. 何时之前？ 留有应变时间的日期。
4. 提供什么资料？ 姓名、日期、器材资料、保障凭据、简介。

如果由我们代您联系，我们会告诉您发了什么、对方回了什么。如果由您联系，我们会提供您需要的资料。我们的摄影职责分工规划器会记录谁负责什么。

规定因地方而异

不要以为别处场地的规定同样适用于您的场地。闪光灯、三脚架、站位、证件、工作时间和费用，各处都不同。有的地方有明文政策，有的则个案处理。请就您的日期，直接问实际的场地或有权限的主办方，并保留回复。

我们的场地摄影检查清单列出了可以询问的问题。场地可能要求的保险凭据，请看活动摄影的保险事项该怎样约定。到场与入场须知，请看在预订中确认供应商到场与入场须知要求。

尚未获批的事项与预订

如果进场尚未确认，有些情况下仍可预订，但预订应写明哪些尚未解决。

情况	应记录什么
进场待批	待批事项、谁在申请、截止日期
附带条件获准	条件内容，以及由谁满足
进场被拒	有什么替代方案，预订会怎样
进场临时更改	更改内容和对范围的影响

请我们以书面说明，未解决的批准对预订有何影响。我们不会把待批的事项当作已经定案。

一个假设的例子

假设一所学校想为礼堂里的颁奖典礼拍照。校长办公室必须批准任何外来的摄影师。家长委员会在以批准为条件的前提下预订摄影师，并记下截止日期。

校长要求提供摄影师的姓名和日期。委员会转交后，记录了答复。当附带站位条件的批准送到，委员会把它加进需求里。如果批准被拒绝，预订条款也已写明接下来怎么办。

当场地是私人或个人性质时

在住家或小型私人场地，进场通常简单，但仍值得确认。请问业主有关停车、布置和限制进入的房间。对于宗教场所或社区礼堂的活动，请问负责场所的人，什么是惯例、什么是允许的。不要凭自己的经验假设习俗。

保存注明日期的记录

请记录每次申请和答复，连同日期和答复者的姓名。场地出入变更与复查追踪表可以做到这一点。活动前请再次核对进场安排，因为安排可能会变。

我们的做法

我们会告诉您需要场地提供什么、谁去询问、在何时之前。我们以书面确认日期、场地、人手、成品和报价，并列出仍未解决的进场事项。

发给场地的问题

给场地发一条简短的讯息，写明活动日期、人手数目、会带的器材和到场时间。问清楚是否允许拍摄、是否需要任何批准或费用，以及联络人是谁。并把答复和预订档案放在一起。