主办人联络不上时，如何指定后备联络人

活动当天，主办人是现场最忙的人。他要迎接宾客、应付供应商、解决问题，还要掌握流程的时间。当摄影师有疑问时，主办人也许没办法回答。这就是后备联络人的作用。

本指南属于我们的预订活动摄影与确认拍摄范围总览。

后备联络人做什么？

后备联络人是主办人联络不上时，摄影师可以询问的人。他快速回答有关出入、时间、人物身份，以及先拍什么的问题，也会把需要更高层决定的事转达上去。

后备联络人并不取代主办人的权限，他只拥有您赋予的权限，不多也不少。本页的主要目的，就是把这个权限写下来。

谁适合当后备联络人？

合适的人选应该：

• 了解流程和简介
• 全程在活动现场，或能通过电话联络
• 可以不拖延地做出小决定
• 有身份代表主办人处理这些事
• 在压力下保持冷静

可以是共同主办人、场地协调员、助理，或资深的义工。避免选已经很吃紧的人，例如负责舞台提示的人。

后备联络人可以决定什么？

请清楚设定界限。简单分一下就行：

决定	后备联络人可自行决定	需要主办人或批准人
在已订时数内小幅调整时间	可以	不需要
进入某个房间或区域	可以	不需要
两个时刻同时发生，先拍哪个	可以	不需要
超出已订时数的加拍	不可以	需要
更改成品或费用	不可以	需要
照片的新用途	不可以	需要

请按您的活动调整这张表，并分享给后备联络人、主办人和我们。我们的摄影职责分工规划器可以协助列出谁负责什么。

后备联络人怎样记录？

把后备联络人的姓名、职务和电话写入预订记录，并注明权限范围。有人变动时请更新。如果预订是经助理或代理安排的，请同时记录后备联络人，以及批准如何传达到客户。通过私人助理预订摄影服务指南说明了这种安排。

摄影简报交接追踪表可以把这些联络人和简介放在一起，活动前记录最终摄影简介指南则介绍最终简介包含什么。

情景示例

例如，一场在酒店宴会厅举行的慈善晚宴。主办人大部分时间都要在台上，所以指定一位共同主办人做后备联络人，提供电话，并告诉我们：后备联络人可以决定三十分钟以内的时间调整，以及先拍哪一桌。

晚上 8 点，致辞超时，摄影师问是否要把大合照提前。后备联络人说可以，事后再告知主办人。稍后，一位宾客要求加拍一场计划之外的致辞。后备联络人先用讯息问过主办人，才答应。

怎样向后备联络人说明情况？

没看过简介的后备联络人，很难给出好的答案。请在活动前几天，把最终流程表、重点环节清单和联络名单发给他，请他阅读并记下疑问。可能的话，先用讯息让后备联络人与摄影师互相认识，这样当天第一次联络就不会是仓促的电话。拍摄开始时用两分钟确认各人的位置，之后会省下不少时间。

计划大幅改变怎么办？

有些变动超出后备联络人能处理的范围：场地出问题、流程延误或紧急状况。流程变动与超时指南说明了计划变动时如何处理拍摄。后备联络人的角色是保持沟通清楚，并尽快把决定交给上一级。

如果两方给出不同的指示，请参考客户与活动代理的指示冲突指南。

我们会确认什么

我们会以书面确认后备联络人的姓名、职务和电话，以及您告诉我们的权限范围。主办人联络不上时，我们的摄影团队会找这位联络人。