贵宾临时到场打乱了原定的摄影安排

当资深宾客提早、迟到或没有通知就出现，计划就要面对现实。他们身边的人节奏改变，摄影师看到人群聚集，原定的时间表已不是正在发生的那一份。有一个清楚的办法来决定什么可以让步，接下来的半小时会平静得多。本文属于我们活动摄影计划或交付出问题时系列页面的一部分。

实际上会改变什么

一次计划外的到场，同时改变三件事：需要拍摄的时刻、可以提供协助的人手，以及其他一切开始的时间。摄影师必须在几秒钟之内决定站在哪里，而主办方则要决定这次到场挤掉了什么。

如果活动有正式的礼宾程序，我们的官方活动中的礼宾程序临时变更一文，说明如何与礼宾办公室配合。本文则针对一般的活动。

商定由谁批准调整

应该由一位指定的人来说明改什么。请在需求说明里写明当天联络人，以及谁可以重新排列重点。如果这个人联络不上，请见主办方和摄影师都联络不上当天的指定联络人。

摄影师接受指示，记录时间，然后继续工作。不同的人发出互相冲突的指示，是常见的混乱来源，应该避免。

决定什么可以让步

请使用您排好次序的重点。下表是一种思考方式。

原定项目	排名	如果贵宾提早到场
开幕致辞	必拍	保留，在商定的位置拍摄
迎接贵宾	必拍	优先拍摄，按新的时间
赞助商合照	有则更好	移到迎接之后
餐桌上的自然瞬间	可灵活处理	暂停，等拍完到场环节

这只是示例。实际的排名由您的需求说明决定，而我们的重点照片清单工具可以帮您制定。我们的在时间重叠的活动之间做选择一文，说明两个环节冲突时如何排序。

人手与位置

一位摄影师同一时间只能在一个地方。如果两个环节重叠，排名第一的会被拍到，第二个可能被错过或延后。第二位摄影师可以改变这种情况，因为各自可以占一个位置。我们的同步活动与人手规划工具，显示第二位人手何时有帮助，而同时发生的意外环节超出原定拍摄范围一文，则涵盖一般的情形。请事先问我们，您的日期是否可以安排第二位摄影师，我们会以书面确认。

让其余的拍摄仍然清楚明了

危险不只是错过一张照片，也包括忘了改了什么。请当天联络人用一则简短的讯息，说明哪些项目移动了或放弃了，并连同时间加进摄影范围变更记录表。活动之后，交付的相册就可以对照实际发生的情况阅读，而不是对照原来的时间表。

不预设会有额外时间来拍被挤掉的项目。如果摄影师可以留得更久，那要视当天的情况而定，并以书面确认。我们的活动流程变动或超出预订时数一文，说明相关做法。

一个假设的例子

假设有一场社区颁奖晚会，一位资深宾客提早四十分钟到场，当时正在拍赞助商的照片。被指定为当天联络人的主办方，对摄影师说：先拍门口的迎接，然后回到赞助商的合照。

摄影师离开赞助商的环节，在入口一侧拍下迎接的场面，然后回来。赞助商的照片稍后才拍，有两位代表缺席。主办方用一则简短的讯息记下了这件事。在交付的一组照片里，迎接的部分完整，赞助商合照则不完整，这与记录相符。

事后

与摄影师一起检讨这项更改。询问是否错过了任何必拍的项目，以及是否可以补上缺口，例如用一次简短的人像拍摄。不要假设错过的时刻可以重现。我们的活动后摄影检讨工作表可以帮您记下哪些做法有效、下次要改什么。

需要准备的问题

• 哪些环节绝对不能被挤掉？
• 谁决定什么可以让步？
• 是否可以安排第二位摄影师？
• 如果贵宾可能提早出现，摄影师应该在哪里等候？