主办方和摄影师都联络不上当天的指定联络人

活动当天，摄影师需要有一个可以询问的人，可能是主办方、统筹人员或经理。当这个人联络不上时，小问题会越积越多：致辞开始了吗？摄影师可以进这个房间吗？要不要等那位宾客？本文属于我们活动摄影计划或交付出问题时系列页面的一部分。

活动前先准备好

最好的解决办法是提前做好。在需求说明里，指定一位主要的当天联络人和一位备用联络人。提供两人的手机号码，并说明他们会查看哪个渠道，因为在嘈杂的场地，即时通讯软件往往比打电话更快。我们的主办方无法联络时指定备用联络人一文说明预订方面的安排，而摄影简报交接追踪表则记录谁看过最终的需求说明。

也请说明谁可以更改重点。宾客、场地员工或供应商可能会给出指示，但他们对委托的工作未必有权限。

如果主要联络人联络不上

请按这个顺序处理：

1. 先通过商定的渠道联络主要联络人一次，再打电话。
2. 转向备用联络人。
3. 查看书面的需求说明和流程表。
4. 如果仍有不清楚的地方，选择风险最低的做法。
5. 记录所做的事。

不要等太久。在关键时刻停下来，可能会错过画面，而经过记录的合理选择，之后可以再检讨。

没有联络人也能用的决定规则

简短的规则，能帮助摄影师不必靠猜测就能行动。例如：

情况	合理的默认做法
流程进度延后	按流程表的顺序，继续跟着主要的活动
不确定能否进入某个房间	留在外面，拍摄获准的部分
两个环节冲突	先拍排名较高的重点
宾客要求私人拍摄	说明主办方会确认，并记下这项请求
请求改变了已预订的范围	不同意，记下来留给主办方

我们的在时间重叠的活动之间做选择一文，说明如何排列重点；流程表指南则说明为什么书面的顺序很重要。

记录任何更改

如果摄影师确实偏离了计划，应该写下改了什么、什么时候、由谁批准，以及原因。内容保持简短而符合事实，在联络恢复后发给主办方。我们的摄影范围变更记录表就是为此设计的。任何超出预订的工作或时间，之后都会以书面确认，额外的时间则要视当天的情况而定。

当天的责任

我们的摄影职责分工规划器列出谁负责决定什么。如果当中有空缺，最稳妥的默认做法是：影响委托工作的决定，等待获授权的人处理，而一般的拍摄决定，则由摄影师自行决定。

一个假设的例子

假设有一场企业研讨会，主要联络人也就是统筹人员，正忙着处理技术故障，没有回应。摄影师发讯息给需求说明里写明的备用联络人，对方几分钟内回复：按流程表继续。

午餐休息时，一位宾客请摄影师去参加一场小型会议。摄影师说明主办方会确认，记下这项请求，并继续进行原定的交流环节拍摄。活动结束后，统筹人员阅读了记录，确认了所做的事，并决定不加入那场会议。

要避免的事

避免通过好几个人同时向摄影师下指示，因为这可能导致指示互相冲突。避免假设摄影师不需要书面需求说明，就能读懂现场的重点。一份清楚的联络人清单、排好次序的重点，以及一份简单的记录，就能让大多数空缺变得可以应付。

事后一起检讨

联络恢复后，一起过一遍记录。确认哪些决定有效、记下无法拍摄的环节，并决定是否可以用一次简短的补拍来填补缺口。检讨保持实际而简短，并利用它来改进下一场活动的联络人清单。

需要准备的问题

• 主要联络人是谁，备用联络人是谁？
• 他们各自实际会查看哪个渠道？
• 当天谁可以更改重点？
• 如果两位都没回应，摄影师该怎么做？