活动尚在审批时，摄影报价的有效期

许多活动是在获批之前就开始规划的。委员会要开会，预算要拨出，场地要确认。在此期间，您需要数字。报价能帮上忙，但它的可靠程度，取决于它的条件。

这一页属于我们的活动摄影价格与报价规划指南，重点是报价能维持多久可靠，以及什么情况会使它改变。如果连场地都还没有确定，请参考场地未定时的摄影预算规划。

报价有效期是什么意思？

有效期是供应商承诺维持价格和范围的期间。过了这个日期，供应商可能维持同样的条款、更改条款，或者不再保留。

有效期并不等于保留日期。一份报价可以有效一个月，而活动日期仍可能被其他人预订。如果您需要保留日期，请另外提出，并问清楚需要什么条件。

价格建立在哪些假设上？

每份报价都建立在假设之上，不管有没有写出来。常见的假设有活动日期、场地、开始和结束时间、地点数量、人手和交付成果；其他还可能包括交付时间、照片使用权和交通。

审批尚未完成时，其中一些是不确定的。请把它们写下来作为假设。“以星期六在市区酒店举行、晚上 6 点到 11 点的活动为准”，比只有一个总数的报价清楚得多。

哪些改动需要重新发出报价？

不是每个改动都需要新的报价。可以按它对工作的影响来想。

改动	可能的影响
日期改变	档期，也可能是人手
场地改变	交通、出入和现场条件可能改变
时数延长或移动	拍摄时段，也可能是人手
地点或厅房增加	人手和时数可能改变
交付成果不同	修图和交付改变
照片使用权不同	许可的措辞改变
宾客人数改变	通常影响不大，除非流程也改了

这张表是用来提出问题的，并不代表任何一家供应商的做法。请问每一家，他们在“可以吸收”和“需要更新”之间怎么划线。我们的摄影范围变更记录表可以在改动发生时随时记录。

一个假设的例子

假设一所大学的学院在筹备研讨会。日期要看主讲嘉宾确认，预算要看一项拨款的决定。学院现在就要求报价。

供应商发出的报价注明有效期，并以建议月份的某个星期五、早上 9 点到下午 5 点在校园礼堂举行为准。后来嘉宾确认了另一天，拨款又在有效期过后才公布。学院写信给供应商，说明新日期，要求更新报价。供应商核对档期，确认或调整价格，再发出新的文件。因为原本的假设都写下来了，双方都能清楚看到究竟改了什么。

等待期间该做什么？

请让供应商随时了解情况。审批延迟时，一条简短的讯息就让对方能做安排，也让您有机会询问延长有效期的可能。不要拖到有效期已经过了才说。

也请自己记录尚未决定的事项。我们的活动摄影需求表工具记录了报价所依据的各项细节，更新起来很方便。

订金与确认呢？

报价不等于预订。预订按书面协议的条款确认。什么才算摄影预订确认一文说明了各个步骤，预订流程则介绍我们如何与您合作。

除非文件这样写明，否则不要把报价获批等同于日期已经确认。如果您需要在等待期间保留日期，请问需要什么条件，并把答复记录下来。

应该问供应商什么

1. 这份报价的有效期到什么时候？
2. 我的日期有没有保留，保留多久？
3. 价格建立在哪些假设上？
4. 哪些改动需要重新发出报价？
5. 我该如何要求更新，多快发出？
6. 一份报价最多可以更新几次？

准备报价时，我们会写明它的有效期、所依据的假设，以及哪些改动需要新的报价。如果您的审批比预期更久，请告诉我们，我们会用书面确认最新的情况。