场地未定时，如何规划摄影预算

不少活动的筹备顺序，和报价所假设的并不一样：日期已经定了，预算也要交了，场地却还在讨论。摄影仍然需要一个数字。

本文属于我们的价格与报价指南，说明如何把暂定的假设写明，以及哪些资料能把估价变成有用的报价。如果是活动形式还没定案，请看活动形式未定案前如何规划摄影。

没有场地，能先写明什么？

能写明的相当多。以下各项不取决于场地，现在就可以写下来：

• **日期或候选日期：**以及星期几是否有影响。
• **目的与关键时刻：**例如致辞、颁奖和合影。
• **时数：**一份草拟的流程表，附上开始和结束时间。
• **宾客人数：**如果还没确定，写一个范围。
• **交付成果：**修图照片的数量、用途和交付时间。
• **区域：**您正在考虑的城市或地区。

这些构成估价的基础，场地再增加或减少细节。

哪些场地资料会改变估价？

每个场地都有可能改变拍摄安排的条件。名单一出来，就应该开始询问。

场地资料	对摄影的可能影响
地点	路程时间、停车，以及可能需要的住宿
厅数	人手，以及在不同空间之间的移动
灯光与天花板	需要的器材和技巧
进场与装卸	到场时间、通行证和规定
拍摄规定或许可	允许什么、在哪里可以拍
户外区域	天气和备用方案

影响活动摄影的场地条件逐项详细说明，场地摄影检查清单则帮助您收集这些资料。

一个示范

假设一场周年晚宴，在市区的酒店宴会厅和城外的度假村之间选择。日期、时数、宾客人数和关键时刻都一样。

宴会厅的交通可能很少，但装卸时间有限制。度假村可能需要交通、停车，也许还要住宿，但有户外场景可以利用。在共同的假设上，估价是一样的，不同的只是取决于场地的项目。把两者都当作情景提出，有助于审批人看到范围。

怎样提出暂定的数字？

写下这个数字及其假设，并注明更新的日期。例如：“按市区场地、六小时、一位摄影师估算，在订明日期确定场地后确认。”请用我们的摄影预算方案工具准备两三个版本。

如果审批人需要一个确定的数字，请问供应商暂定报价的有效期多久。活动仍在审批中时报价的有效期谈到这个问题。

应该向每个候选场地问什么？

向每个场地问同一份简短的问题，答案才能公平比较。

• 是否全场都可以拍摄，有没有限制区域？
• 供应商几点可以到场并装卸器材？
• 是否为供应商安排通行证或停车位？
• 如果户外区域无法使用，有没有备用空间？
• 供应商进场事宜，应联络场地的哪一位？

请把答案写进需求说明。每一个答案，都会把暂定报价中的一项假设变成确认的事实，供应商也就能放心地修订报价。

预订之后场地更改了怎么办？

更改场地可能改变交通、进场和拍摄安排。请事先谈好处理方式：您如何通知供应商、报价如何更新，以及由谁批准。请看预订摄影师后更改场地。交通的假设则在摄影交通费用里说明。

保持需求说明随时更新

一份简短的书面需求说明，让更新变得简单。用活动摄影需求表工具记录假设，并在每确认一项资料时发出更新。这样可以免去冗长的来回讯息，也让报价始终对应最新的版本。

我们的做法

我们会准备一份标明假设的暂定报价，并列出我们需要的场地资料。场地确定后，我们会以书面更新报价，让您批准的内容与最终的安排一致。