定期活动总简报中的一场保密活动

总简报之所以管用，是因为它有固定程序。每个月都走相同的步骤：预览照片、共享相册、给客户的报告。可是当某一场活动需要不同的处理时，这套固定程序反而是风险。如果这个例外不显眼，例行步骤就会悄悄套用到它身上。

本页属于我们的活动公司与定期活动摄影委托指南，讲的是如何让受限活动在例行计划里被一眼看出来。

什么算保密的例外？

可以是限制出席人数的活动、照片不得发布的活动，或只有指定接收人才能看到照片的活动。原因各有不同，也不需要向摄影团队解释。重要的是规则：谁可以出席、谁可以收到照片，以及什么是禁区。

有些例外涉及敏感的事，例如个人的隐私。请不要在简报里写个人细节，也避免使用能辨认身份的例子。如果这项安排涉及法律或专业问题，应由合资格的顾问审核。本页内容是规划上的参考，法律解释应由法律顾问提供。

让例外自成一页

在一份很长的总简报里加一小段备注，很容易被忽略。请把这场例外活动单独写成一页，放在该活动简报的最前面，并注明它优先于总简报。措辞要浅白而完整。

这一页应涵盖：

1. 负责批准进场和发布的授权联络人。
2. 可以被拍摄的人或群体，以及不可以的。
3. 文件的接收人和交付方式。
4. 不可发布、分享或保留的内容。
5. 文件如何存放、何时删除（按约定）。
6. 如果现场有人要求索取照片，该怎么做。

我们的禁运期与限制发布的照片说明如何清楚写出限制，私人相册权限与二次分享则讨论谁能查看和转发文件。

关闭例行步骤

先列出总简报使用的例行步骤，再决定哪些要为这场例外关闭。常见的有：

• 发给活动团队的快速预览。
• 所有客户经理都能看到的共享相册。
• 每月或每季的汇报资料包。
• 由摄影师或活动公司挑选放入作品集的照片。

每一项都要以书面关闭或设限。照片分享与隐私规划可以帮助厘清谁能看到什么。

一个说明用的例子

假设一家活动公司为客户管理十二场每月一次的员工活动，设有例行预览和共享相册。到了秋天，其中一场是闭门的领导层会议。客户希望照片只交给一位指定的行政助理，其他人都不能看到。

活动公司在简报里加上一页受限说明：指定接收人、仅以私人链接交付给该人、没有预览、不用于作品集、不纳入季度资料包。摄影团队只被告知工作需要的资料。交付后，活动公司以书面确认，除约定之外没有其他副本。

对人要小心

如果受限活动涉及可能对被拍摄较敏感的人，请先考虑尊严。姓名只在必要时分享，并询问是否有人只在同意后才可拍摄。我们的不应在照片旁署名的宾客可以作为讨论的起点。

他人提出要求时

客户机构里的其他人，可能会要求索取这场受限活动的照片。请事先决定由谁回应。我们的活动公司委托期间，最终客户直接提出的要求说明了如何让要求走约定的批准途径。

我们与您确认什么

我们会以书面确认哪一场活动受限、授权联络人、接收人和交付方式，以及哪些例行步骤已关闭。如果贵公司的活动需要某种我们无法确认的处理方式，我们会在活动日期之前告知。