只有部分日期确认的长期摄影

长期的活动很少全部都已固定。公司也许知道每季有一次简报会、年中有一次发布会、年底有一场晚宴，但目前只谈妥了最早的几个日期。活动公司手上的客户清单，也可能一部分是确定的，一部分只是希望举办。摄影规划必须在这种情况下进行。

本页属于活动公司与系列活动摄影委托总览的一部分。

每个日期都有三种状态之一

避免混淆的最简单方法，是为每个日期贴上标签。

状态	意思	摄影师会做什么
已确认	日期、场地和范围已以书面议定	预留日期，并安排人手
暂定	很可能举办，但要看某项决定或场地	记下日期，粗略规划，但不预留
未定案	只是构想或一个月份，还没有日期	了解规律，不作具体安排

只有第一种是预留。其余两种有助于规划，但不构成承诺。日期保留、暂定预留与档期查询说明了保留在实际上是怎么运作的。

为什么这很重要？

想象一下，摄影师收到一份十二场活动的清单，上面写着"我们希望您负责拍摄这些"。活动公司的意思是希望如此，摄影师却可能当作确定的邀请，因而推掉别的工作。双方都没有恶意，但现在双方都处在风险中。

标示清楚就能避免这种情况。这也保护了活动公司自己，因为它可以证明，对每个日期的状态一开始就说得清楚。

怎样分享日程？

请把整个日程发过来，而不只是已确认的部分。知道接下来有什么，摄影师才看得出全年的大致形态，并及早指出冲突。每一行都标明状态，并把已确认的日期放在最上面，或另立一个区块。

我们的多场活动摄影委托整理表就是为这种清单设计的。双方都看得到的一份共用主清单，比各自保管不同的版本好得多。

日期变动时

暂定的日期会变。场地会更换，客户会延迟批准，活动也会合并。日期有变，请以书面通知摄影师，并更新清单。如果变动涉及已确认的日期，则按预订条款处理。需要议定什么，可以参阅更改活动摄影预订的日期。

摄影范围变更记录表是记录什么时候变了什么的方便工具。年底检视全年情况时，它也很有用。

假设的例子

例如，一家活动公司替客户管理全年的八场活动。其中三场的日期和场地已固定，三场有日期但等待场地批准，另外两场只写着"年中"和"十一月"。

活动公司把三场标为已确认，并要求逐场以书面确认；等待场地的三场标为暂定，并订下检视日期；最后两场列为未定案。摄影师以书面回复：前三场已预留，暂定的只作记录而不保留，未定案的当作一种规律来了解。后来一场暂定活动延后两周，活动公司当天就通知了摄影师。

日期未全部确定时，怎样定价？

费用取决于范围，而不是清单上列了多少个日期。日程未全部确定，仍然可以讨论，但针对暂定日期的报价单应当注明所依据的假设以及有效期。活动审批期间的摄影报价有效期有详细说明。

适用于整个日程的条款可以一次议定，共通指南长期摄影合约的协议要点说明了做法。然后每场活动再各自确认。

同时规划几个可能的日期

有时问题不在于活动会不会举办，而在于什么时候。在选定日期前规划多个可能日期的摄影谈了这种情况。无论走哪一条路，都请说明哪个日期是首选、哪些是备选，以及您什么时候做决定。

请提供哪些资料

请把日程发给我们，每个日期都标上状态。并告诉我们哪些需要您做决定，以及期限。我们会以书面回复：现在可以预留哪些日期，哪些只能作记录，以及还需要什么才能确认其余的。