晚宴、发布会与研讨会混合的公司年度日程

企业全年的活动很少是重复的。三月可能有周年晚宴，六月有产品发布会，九月有区域研讨会，年底还有员工活动。日程是同一份文件，背后的摄影需求却几乎处处不同。

本页属于活动公司与系列活动摄影委托总览的一部分。

这些活动有什么不同？

每种类型有各自的要求。用表格并排来看会比较清楚。

活动类型	照片通常用来做什么	难在哪里
周年晚宴	员工回忆、颁奖、内部消息	光线暗、时间长、桌子多
产品发布会	媒体、社交媒体、品牌记录	关键时刻短、有布置好的揭幕、品牌空间
研讨会	讲者、赞助商、与会者回顾	同步场次、讲者多、人流走动
员工或团队活动	内部沟通	气氛轻松、小组多、隐私选择

每一种类型的拍摄方式，可以参阅我们的活动页面：公司庆典与颁奖活动、会议与大会以及发布会与媒体活动。这一页谈的是怎样把它们合成一份安排。

照片的成品要配合用途

先从照片的用途出发。发布会可能需要当天就有一批快速挑选的照片用于社交媒体；晚宴可能需要给员工一整本相册；研讨会则可能需要讲者人像和赞助商的照片。

用途不同，成品、审阅步骤和时间也不同。共通指南选择摄影格式与可选的活动成品解释了各种选择，企业活动照片交付规划可以协助列出每场活动的成品。

各场活动需要不同的专长吗？

有可能。请针对每种类型坦率地询问。习惯在宴会厅拍摄的摄影师，不一定习惯有多个同步场次的展览会现场。请就您需要的每种类型向我们询问。每一场活动，我们都会阅读简报、问清楚缺少的资料，并以书面说明我们的建议。

如果您在比较不同的供应商，请要求提供与活动类型相关的作品，并确认作者是谁。如何确认作品集里的照片是谁拍的能帮上忙。

整个日程里，哪些可以共用？

有几件事可以只订一次，不必重复：

• 指定的联络人以及代理人。
• 交付格式和文件命名。
• 照片的审批流程。
• 适用于所有活动的品牌指引。
• 使用与分享的条款。

凡是只属于某类活动或某个日期的内容，都留在该场活动的简报里。长期摄影合约的协议要点就是这个做法，这样共用的部分可以保持简短。

假设的例子

例如，一家金融服务公司计划了四场活动：250位宾客的晚宴、120人的产品发布会、有四个同步场次的两天研讨会，以及一场较小的员工活动。

活动公司把四场活动放进同一张表，列出类型、日期、场地、用途和审批人。接着写一页共用的联络人、交付格式和审批说明，再为每场活动加一页补充。研讨会部分，它询问同步场次需要多少位摄影师；员工活动则加了一条提醒，说明有些宾客不希望被拍到。每场活动有各自的报价单，共用同一套条款。

费用与规划

每场活动按各自的范围定价。整个日程只给一个合并价格，可能掩盖场次之间的差别，所以最好看到每场的费用。多场活动摄影委托整理表可以让您比较各场活动的范围。在同一份协议下预订多场相关活动的摄影则说明合约方面的做法。

报价单会以书面列明每场活动的拍摄范围、人手和成品。

请提供哪些资料

请把日程发给我们，附上每场活动的类型、规模、用途和审批人，并标明哪些已确认，哪些还没有。我们会以书面回复每一场准备怎样安排，以及仍未定案的活动还需要什么资料。如果日程里有尚未确定的日期，也请参阅只有部分日期确认的长期摄影。