在最终客户的优选供应商流程下工作

大公司常通过一套流程来管理供应商。他们可能有核准的供应商名单，要求首次合作前提交文件，或要求先发出订单才能开工。当活动公司为这样的客户办活动时，摄影师就落在这套流程之内，即使没有人明说。

本页属于我们的活动公司与定期活动摄影委托指南，帮助您在不预设内容的前提下，弄清楚流程到底要求什么。

为什么不假设有标准清单？

每家公司制定自己的规则。有的需要签署协议，有的需要采购订单，有的只要一张简短的表格。有些公司对小型工作完全没有要求。既然没有标准，猜测只会造成延误或不必要的工作。

更好的方法是索取实际的要求，再逐项分类。我们的企业采购订单与摄影师供应商登记解释了常见的阶段，以及为什么时间很重要。

可以向客户或活动公司提出的问题

请以书面提问，并保留回复：

1. 这场活动是否有适用的供应商名单或登记流程？
2. 哪些项目必须在活动前完成，哪些可以之后补上？
3. 每个步骤的联络人是谁？
4. 这个流程适用于活动公司的供应商，还是只适用于活动公司本身？
5. 开发票有没有规定，例如抬头、格式或地址？
6. 当天对供应商有没有场地、安全或进场的要求？

有些答案会是“不适用”。这也有用，因为它消除了不确定性。

由活动公司还是摄影师提交？

常见的安排有两种。一种是活动公司处理客户的流程，摄影师在活动公司的条款下工作。另一种是摄影师直接在客户处登记。两种都可行，报价单应注明适用哪一种。

我们的通过活动公司或活动主办方支付摄影费用说明付款和责任通常如何列明。如果摄影师的发票开给活动公司，请确认准确的法定名称，详见确认报价单和发票上的法定名称。

一个说明用的例子

假设一家活动公司受聘为一场200位宾客的年度活动，而客户有供应商批准步骤。活动公司问客户哪些适用于摄影师。回复说明需要一份简短的登记表格、由客户开出的采购订单，以及当天的场地入门培训。

我们会以书面确认：谁填写表格、何时截止、报价单和发票上用哪个实体名称，以及谁开采购订单。我们也会把入门培训加进活动当天的计划。如果有任何一项超出我们的能力，我们会在那时说明，让活动公司有时间调整。

时间与委托顺序

供应商流程需要时间，而活动日期可能已经固定。尽早开始会有帮助。我们的最终客户决标前先拟定摄影范围解释了如何准备一份在决标后就能使用的范围。

如果贵公司会为供应商撰写简报，摄影采购需求书生成器可以帮助把要求集中在一处。

保存记录

请保存记录：提交了什么、交给谁、什么时候、对方接受了什么。当员工或批准人更换时，这份记录显示哪些已经完成。对于定期的活动尤其有用，因为同样的文件可能需要再次提交。

如果流程变了

供应商规则会不时更新。请活动公司在客户更改流程时通知您，并在每个新周期开始前，核对之前的答案是否仍然适用。记下最后一次确认要求的日期，也能省去日后重复提问。

我们与您确认什么

我们会以书面确认哪些要求我们可以满足、每一项由谁提交，以及相对于活动日期的时间。要求不清楚时，我们会提问而不是假设，并把答案记录在报价单里。