商业开幕或里程碑活动中的合作签约摄影

开幕或里程碑活动上的签约，通常只占漫长流程中的几分钟。它对两家机构都很重要，却也很容易出问题，因为台上每个人对这张照片的用途，想法都略有不同。

本文属于我们的开幕与里程碑活动摄影总览，只谈签约作为活动一环的拍摄安排，不涉及协议本身的法律问题。

谁在签，代表谁签？

先列一份名单。每位签署人写下全名、职衔和所属机构，并按图说中应出现的写法书写。职衔过时或公司名称写错，一旦照片传出去就很难更正。

也要注明谁代表缺席的一方签署。如果由一位董事代表主席所在的公司签字，图说应写明实情，不要让人以为主席也在场。

照片里会出现哪一份文件？

许多合作方在活动上签的是象征性副本，真正的协议另行完成。也有人签的是正式文件，却不希望任何人看到内容。请先确认属于哪一种。

然后谈好镜头可以看到什么：封面页、合上的文件夹、空白的签名页，或完全不入镜。我们会取景，让任何一页条款都无法辨认，并请双方在活动前确认。详细条款、附表和数字，除非双方同意，否则不会进入对外发布的活动影像。

法律、合约与公司政策，各管什么

有三件事很容易混在一起：

• 法律。 根据个人资料保护局（PDP）的说明，马来西亚《2010年个人资料保护法》适用于商业交易中处理的个人资料。拍到可辨认身份的人，照片有可能落入其范围。我们不提供法律意见，该法如何适用于您的活动，请咨询您自己的顾问。
• 合约。 合作协议可能有保密或宣传条款，签约照片能否发布可能取决于这些条款，请向双方的合约负责人确认。
• 公司政策。 公司可能自订由谁批准对外宣传的规则。这些是自选的内部安排，不是法律要求，但仍决定哪些照片可以发布。

照片的版权是另一个问题。马来西亚知识产权局（MyIPO）说明，版权在作品创作时自动产生。成品照片归谁所有、谁可以使用，取决于预订时的书面条款，所以签署报价单之前，值得先读我们的活动照片的版权归属与使用许可。

共同的品牌呈现

签约照片通常带有两个以上的标志。请决定怎么呈现：共用背景板、桌上的名牌、挂绳，或完全不放。如果一方提供背景板，另一方应在活动前看过版面。

合作类照片讲究视觉上的对等。请问清楚两个标志是否要放在同一高度，以及任何一方是否希望另有一张不含品牌的干净照片自用。

假设的例子

例如，一家物流公司的新枢纽开幕，节目中有一位本地供应商签署服务协议。双方同意使用一份象征性文件夹、三位签署人和一位见证人。活动负责人把签约安排在剪彩之后四分钟。

拍摄计划涵盖签署人入场、合上文件夹的签署、交换文件夹，以及在共用背景板前的一张站立合影。每家机构各指定一位审核人，两边都回复之后才发布。

请告诉摄影师

• 签约的时间和地点。
• 姓名、职衔和机构，拼写要准确。
• 将使用哪一份文件或文件夹。
• 每一方由谁审核照片。
• 哪些内容不得清晰可见。
• 双方未全部审核前，照片能否先行发布。

我们的跨部门、代理与高层的照片审批指南和照片使用与审批登记表，可以帮您把这些决定集中记录在一处。

对拍摄安排的影响

签约虽短，摄影师却需要提早到位。如果流程延迟，签约时间可能移动，请谈好由谁通知摄影师，也可以参考流程变动或超出预订时间，了解我们如何应对。我们会在活动前，以书面确认日期、场地、人员和交付内容。