公开会议中的闭门场次

许多会议对广大群众开放，却也有几场不公开：董事会议、赞助机构的简报、私人圆桌会议、会员专属工作坊。代表知道自己能进哪些房间，但摄影师若只看一般的议程，未必知道。

这一页属于我们的会议与大会摄影总览。

为什么对外开放不等于一般许可

会议对外开放，说的是谁可以出席，不是照片。每一场都有自己的主办单位和参加者，也可能订了自己的条件。

场地规则、与讲者和赞助商的合约、主办方自己的政策，以及与会者的意愿，是不同的几个层面。我们的指南场地许可、参加者许可与摄影师条款说明了它们如何配合。其中任何一项，都不能从“公开活动”这个标签推断出来。

逐场标明

请把议程做成一张简单的表，每一场一行，列出负责的主办单位、是否允许拍摄、是否允许发布，以及任何条件。

场次	负责的主办单位	拍摄	发布
开幕全体大会	会议主办方	可以	可以
赞助机构简报	赞助机构	不可以	不可以
会员工作坊	协会	只限开头	批准后

这张表只是说明格式，不是真实的议程。我们的摄影职责分工规划器可以把这些资料集中记录在一处。

拍摄的界线与发布的界线

这里有两个不同的问题。摄影师可以在房里拍吗？拍了之后可以发布吗？一场会议可能允许前者，不允许后者，例如内容在禁发令之下。

请分别标明。我们的指南禁发令与限制发布的照片说明了如何记录条件，照片使用与审批登记表则记录哪些已获批准。

第一场开始前向团队说明

不能指望摄影师记住一份很长的清单，在门口也可能出错。请给团队一份打印的或共享的清单，并请主办方在当天指出闭门的房间。

请约定遇到清单上没有的房间时，该问谁。规则要简单：状况不明时，摄影师在联络人确认之前，不进入也不拍摄。场地摄影检查清单会记录出入口和限制区域。

敏感内容怎么办？

如果闭门场次涉及机密或敏感事项，由主办方决定是否适合拍任何照片，甚至包括门口或房间。我们不需要知道内容，也避免收集不必要的资料。

涉及法律解释的地方，例如保密义务的问题，请咨询合资格的专业人士。我们不提供法律意见，只执行您确认的指示。

一个示例情境

举个假设的例子：一场三天的会议有六十个场次，其中四场闭门：两场董事会议、一场赞助机构简报和一场私人圆桌会议。主办方提供了清单，写明每一场的负责人，并注明圆桌会议只能拍开头。

团队带着清单，略过那四间房，并在主持人同意下拍圆桌会议的开场。发布的相册里没有赞助机构简报的照片。这是假设的说明。

禁止拍摄的场次

有时只有部分场次受限，您仍然希望有一份有用的记录。我们的部分场次禁止拍摄时的会议覆盖一页，说明了如何规划替代的背景画面。

我们会确认什么

我们会以书面确认逐场清单、负责的主办单位，以及拍摄和发布的条件。如果当天限制有变，我们按您指定联络人的最新指示行事。

议程变动时更新清单

闭门场次会移动、合并，也会增加。请联络人在议程变动时更新清单，并在每天早上再确认一次。团队只按最新的版本工作。为每个版本保留一份注明日期的副本，日后要说明哪一条规则适用于哪一间房、哪个时间，就一目了然。