多个机构联合主办的官方活动

联合主办的活动，会把几个办公室带进同一个房间，每一方都有自己的传讯团队。照片必须服务所有人。只要规则在活动前写清楚，这是做得到的。

本页属于官方与公共机构活动摄影的一部分。关于多个组织共同委托同一场活动的一般问题，请见由多个委托组织共同举办的同一场活动。

联合主办的活动容易出什么问题？

通常是小事。某个机构的标志在每一张照片里都比较大。说明文字只写了一个主办方。相册在其他机构看过之前就发出去。这些大多不是故意的，却都会损害合作关系。

解决办法是一份共同的计划，而不是更小心的镜头。

先商定这四件事

1. **协调人。**由一个人代表整个团体发言。
2. **优先事项。**一份统一的时刻清单，标出各机构必拍的部分。
3. **批准流程。**谁审核照片，按什么次序。
4. **交付。**每个机构收到什么，以及如何收到。

我们的摄影职责分工规划器能帮您分配这些事项，照片使用与审批登记表则记录各项决定。如果指示互相冲突，处理客户与活动代理的矛盾指示介绍了类似的情况。

平衡各方的呈现

这里的公平，是指每个机构都以自己认可的方式出现在记录里。这不一定意味着篇幅均等。有些机构角色较大，也期望更突出。

请把期望写下来。例如：“每个共同主办方都出现在主舞台的主要照片中，每位机构首长至少有一张近景照片。”

一个假设的例子

例如，一个州级机构和一个联邦机构联合举办论坛，另有一个法定机构作为支持伙伴。每一方都有自己的传讯官员。

州级机构指定一位协调人。三位官员发来各自必拍的时刻和首长的正确职衔。摄影师规划了一张显示三方标志的主舞台照片、每位首长一张近景，以及一个签署时刻。放行次序订为：主办机构先，其余机构确认后再放行。每个机构收到一组约定的照片。

名称与标志

不同机构的职衔、官阶和标志各不相同。官方活动说明文字中的准确姓名与职衔说明了如何收集资料。关于旗帜和背景板，请见官方徽章、旗帜与机构背景板。

媒体与存档的成品

每个机构需要的资料包可能不同：新闻照片、内部记录或较完整的档案。媒体精选照片与机构完整档案说明了如何界定它们。

机构缺席或远程参与时

如果某位共同主办方分开参与，照片必须如实反映。这在有缺席或分别参与方的官方签署里有说明。

一张简单的放行表

在需求说明里加一张表，能避免大部分争议。把各机构列在行，把成品列在栏。

机构	完整相册	自身部分精选	可否先发布
主办机构	是	不需要	是
共同主办方	批准后	是	主办方之后
支持伙伴	否	是	主办方之后

以上只是示意。实际的内容由各机构自行填写，我们依照约定交付。

当某个机构的传讯人手较多时

规模较大的机构往往团队更大、流程更快，但这不应该左右故事的走向。请询问较小的机构需要什么，让它们同样可以使用批准流程，并商定一个各方都做得到的时限。如果放行次序只适合最快的办公室，其他机构就只能对自己没看过的照片作出反应。

需要先确定的问题

谁是协调人？放行次序里哪个机构排第一？如果某位首长迟到怎么办？如果某个机构被写错了，谁负责更正说明文字？

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、团队、交付内容和报价。我们也会记录协调人、放行次序，以及每个机构将收到什么，让事后没有人感到意外。