官方活动说明文字的准确姓名与职衔

在官方活动中，说明文字是记录的一部分。它告诉读者谁出席、担任什么角色。如果职衔过时、名字拼错，或把某人写成他并不担任的职位，机构就会难堪。

本页属于官方与公共机构活动摄影总览的一部分。这是我们与机构一起保持说明文字正确的流程。

选定一个来源

很多文件都列有姓名：邀请名单、流程表、座位图、网站、新闻稿，它们很少完全一致。请机构指定其中一份为准，并说明由谁维护，通常是礼宾、秘书处或传讯办公室。

说明文字只使用这份来源，别无其他。如果另一份文件与它不一致，由核对人解决，不是摄影师。

指定一位核对人

说明文字需要一位能说“可以”或“不可以”的审阅者。没有这个人，两个人可能给出不同的答案，而较快的那个会胜出。请写明这个人是谁，并告诉我们当天及事后怎样联系对方。

活动照片图说工作表会记录每张照片的编号、姓名、职衔和核对人的批准。照片使用与审批登记表则把发布决定放在旁边。

什么是好的说明文字？

好的说明文字写明：

1. 谁：全名、职衔和机构，照来源的写法。
2. 什么：活动或时刻，用平实的话。
3. 在哪里、什么时候。
4. 不多写。

避免添加说法的形容词，例如“正式背书”或“获批准”。也避免把某人描述为代表某机构发言，除非他确实如此。私人活动的相同原则，见准确的说明文字、署名与活动背景。

不确定的职衔

职衔不清楚时，有三种稳妥的做法：

• 发布前向核对人确认。
• 按活动中的角色描述，例如“主宾”。
• 在机构同意下，只写名字，省略职衔。

不稳妥的是猜测，或从旧流程表抄职衔。把职衔写得高于实际，比写低更糟。

辨认照片中的人

摄影师不凭外貌辨认人。我们依靠出席者名单、流程次序和礼宾联络人。在合影中，合照规划工具会记录谁站在哪里，说明文字才能准确地由左至右点名。

我们需要在活动前掌握哪些资料，见提供重要出席者的准确姓名与角色。

一个假设的例子

假设某部门下属的机构主办一场签署仪式，台上有五位官员。传讯办公室保存一份当天早上更新的名单，其中一位官员上周刚升职。

摄影师早上8时收到名单。活动结束后，用它撰写说明文字。核对人确认应使用该官员的新职衔，并更正一处拼写。发布组内所有照片都经核对人签核后，才有说明文字对外发出。

语言与文字

如果说明文字有不止一种语言，应由同一来源提供每个版本，并请核对人批准各语言版本。其他文字的姓名，要用本人使用的写法。见英文、马来文与中文的发布情境。

要告诉摄影师的事

• 权威来源及其负责人。
• 核对人以及联系方式。
• 准确的拼写、荣衔和职衔。
• 合影中人物的先后顺序。
• 不确定的职衔如何处理。

日期、场地、摄影团队和交付内容，我们会在活动前以书面确认。

发布之后

请把批准的说明文字表和照片一起保存。日后如有人问某人是谁、当天的职衔是什么，您可以从记录中回答。活动后职衔有变动，请不要修改旧的说明文字，而是加上一条注明日期的附注。这样记录就忠于制作时的状况，这正是它的目的。