媒体精选照片与机构完整档案

正式活动会产生大量照片。好的摄影师会多拍，是为了让合适的画面存在。但并不是每一张都要离开这栋建筑。

本页属于官方与公共机构活动摄影的一部分。如果活动因规定而延后发布，请见设有限制区域或受控发布的官方活动。

两种读者，两组照片

媒体组图是给外界看的。它应该简短、清晰、准确，并附有机构核对过的说明文字，展示主要的时刻、主要的人物和现场环境。

档案是给机构自己的。它记录谁出席了、发生了什么、先后次序如何。里面可能有媒体不会采用的照片，还应附上姓名、日期和备注，让人多年后仍能找到某张照片。

为媒体、赞助商与内部团队准备不同的照片组更广泛地说明了这个概念，在公司档案里重新找到活动照片则谈到如何让档案保持好用。

为什么不全部发布？

因为完整的相册里，有讲到一半的表情、疲惫的面孔、桌上的文件，或者一位希望保有隐私的宾客。这些在完整的记录里很正常，却不一定适合发布。

预设全部发布，也等于跳过了审阅这一步。每一次放行都应该是一项决定，而不是把一个文件夹上传的结果。

一开始就决定成品

成品	读者	典型内容	审批人
媒体组图	媒体	少量有力且附说明的照片	传讯部门
社交媒体组图	公众	精选的时刻	传讯部门
内部组图	员工	范围较广、较轻松的画面	部门主管
档案	记录团队	附备注的完整记录	秘书处

这张表只是起点。贵机构可能使用不同的名称和审批人，重点是每项成品都有负责人。

个人资料与保存期限

档案里有可识别的人物。个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）说明，《2010年个人资料保护法令》适用于商业交易中的个人资料。是否适用于贵机构、如何适用，请咨询您的法律顾问。保存期限和查阅规则，也取决于贵机构自己的档案政策。

我们会在报价单里写明我们保留什么、保留多久，以及如何删除。照片存档规划器可协助您规划归档、命名和储存，照片使用与审批登记表则记录谁批准了什么。

一个假设的例子

例如，某部门举行正式签署和招待会。摄影师在约定的时间内，把大约四十张照片交给新闻官员，说明文字由官员核对过。范围更广的内部组图交给部门，完整档案交给记录办公室。

新闻官员向媒体发布了十二张照片。部门在通讯刊物里另外采用一批精选。档案留在内部，两张拍到桌上文件的照片被标为“不得发布”。

说明文字与姓名

媒体组图在流传时没有摄影师在旁，所以说明文字必须正确。官方活动说明文字中的准确姓名与职衔说明了如何准备，准确的说明文字、署名与活动背景则谈到背景的说明。

联合主办的活动

当几个单位共享一场活动，各自可能需要自己的资料包。多个机构联合主办的官方活动说明了如何商定。

选图的逻辑

媒体组图以清晰为准则。选一张最能展示主要时刻的、一张展示现场环境的，再加一两张展示相关人物的。去掉近乎重复的照片。逐张检查有没有多余的细节：名牌、文件、荧幕。负责选图的人，应当是了解机构敏感点的人，而不仅仅是眼光好。

需要先确定的问题

谁需要哪一组？各组由谁批准？媒体组图要多快？档案保存多久，放在哪里？

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、团队、交付内容和报价，并列明每项成品及其审批人。如果机构之后增加一组，我们会把变更记录在报价单里。