各分公司自行筹办活动的摄影统筹

在多个城镇设有分公司的公司，可能在每一处都举办类似的活动：周年晚宴、客户日、社区活动。总公司希望有一份统一的记录。每间分公司都有一位熟悉场地、宾客和时间的在地主办人。摄影师在当天才到场，需要的是一套清楚而单一的指示。

本页属于活动公司与系列活动摄影委托总览的一部分。

矛盾从哪里来？

矛盾有两个来源。第一是总公司的要求与在地实际情况对不上。例如总公司要求晚上7点拍全体员工大合照，而分公司的晚宴7点正好开席。第二是各在地主办人给出的资料不一致，例如不同的邮件里写着不同的开始时间。

这都不是谁的错，只是资料经过了好几个人的手。目标是在摄影团队看到之前，就先发现问题。

先从总公司需要的成品开始

写下总公司从每场分公司活动都需要什么，不管在地的节目是什么。常见的项目有：

• 少数几种必拍的照片，例如开场、员工大合照、主讲人。
• 交付格式和文件命名。
• 审批流程和截止时间。
• 对公开员工或客户照片的任何限制。

请保持简短。越短，各分公司越有可能照着做。与多位决策者议定摄影重点说明了当不止一方有意见时，怎样决定优先次序。

再收集经过核实的在地资料

向每一间分公司的在地主办人，询问日期、场地、附时间的节目、宾客人数、当天的联络人，以及场地对摄影的规定。请用同一份表格收集，不要用一连串的邮件往来。

能核实的就核实。如果场地有网站或订场确认，请对照日期和场地。摄影简报交接追踪表可以用来记录哪项资料是谁、什么时候提供的，场地不确定时，索取报价前先确认活动的确切场地也有帮助。

合并成每场活动一份简报

由活动公司或总公司，把总公司的成品要求和在地资料合并成每场分公司活动一份简报。这份文件就是摄影师收到的内容，不该要求摄影师再回头去翻总公司的要求或主办人的邮件。

如果有冲突，请在简报发出前解决。例如在地晚宴与总公司要求的大合照时间冲突，就和双方协商一个新时间。共通指南把不断变动的节目草稿整理成可用的摄影流程表说明了怎样处理草稿。

假设的例子

例如，一家零售公司在一个月内，于不同州属的六间分公司举办客户答谢晚会。总公司需要员工合照、一个客户互动画面，以及每场活动后在约定时间内交付的一小批精选照片。

活动公司通过同一份表格收集在地资料。它发现两间分公司对同一场活动给了不同的开始时间，原因是一间写的是开门时间，另一间写的是节目开始时间。它请两边确认，为每间分公司写一页简报，并指定一位总公司联络人。摄影师收到的简报一致，也知道有问题该找谁。

不同地方的分公司，人手怎么安排？

不同城镇的分公司，可能需要当地的团队、出差的团队，或两者混合。我们不会预先声明某个地方可以派出哪种团队。当地摄影师还是出差的摄影团队说明了各种选择，我们则会逐个地点，以书面确认交通和指派的人手。

审批与一致性

请决定谁审批照片。如果总公司希望成果统一，可能需要逐间审批各分公司挑选的照片。如果分公司要自己使用照片，就可能需要各自的审批人。行销、活动公司与管理层之间的照片审批说明了怎样避免陷入互相冲突的意见循环。

请提供哪些资料

请把分公司名单、总公司的要求，以及各在地联络人发给我们。并告诉我们哪些资料已经核实，哪些还要确认。我们会以书面回复每场活动还需要什么，以及我们能确认什么。