长期摄影服务的协议

如果您每个月或每个季度都在同一类活动中委托摄影，每次从头来过，实在很累。长期安排可以减轻负担，但前提是双方都清楚它涵盖什么。

这篇指南属于我们的预订与拍摄范围指南。想就重复性的工作展开讨论，请看长期活动摄影咨询。

长期服务适合您吗？

委托重复性工作，至少有三种方式。

方式	运作方式	适合的情况
单独预订	每场活动各自报价、各自确认	活动之间差别很大
框架协议	一般条款只谈一次，各场活动在其下预订	活动相似，但日期不定
长期合约	针对固定日期或期间的常设安排	活动定期举行、可预测

并非每家供应商三种都提供。请问清楚有哪些，不要以为其中任何一种是标准做法。

哪些不变，哪些会变

常设安排的好处，是固定的项目不必重复。请把它们列出来。

• 固定： 一般的拍摄范围、成品类型、修图方式、交付方式和照片的使用。
• 每场活动不同： 日期、场地、时数、特别时刻、关键人物，以及额外的成品。

我们的多场活动摄影委托整理表可以帮您列出这样的区分。若是几场相关的活动合并一起约定，请看以一份协议预订多场相关活动的摄影。

应以书面谈妥的事项

1. 范围。 每次包含什么，什么算额外？
2. 日期。 怎样申请日期、需要提前多久、如何确认？
3. 变更。 怎样更改日期、更换场地或修改范围？请看付订金后修改摄影范围。
4. 人手。 谁到场？是否可能不同？请看到场摄影师可能是合作摄影师时的预订。
5. 照片使用。 用于什么、在哪里、用多久？请看个人、内部、媒体与广告用途的照片。
6. 付款。 每场活动怎样、何时开发票？
7. 终止。 任何一方怎样终止，需要多久通知？

不要以为第一场活动的条款会自动适用于之后的活动，请把它们写进协议。

档期默认不是保证

长期安排不会自动为您保留供应商的日历。请问清楚日期是否会保留，是否提供优先安排。我们不会说长期服务一定保证档期。凡是我们能承诺的事项，会针对您的日期以书面确认。

一个假设的例子

假设一个会员协会每月举办一场讲座，希望每次都用同样风格的拍摄。协议写明每场讲座拍摄两小时，并在报价单所列的交付时间内提供相册。秘书每次以讯息申请日期，同时附上场地和讲者资料。

到了年中，协会增加了一场周年晚宴。由于协议已写明额外项目怎么商定，晚宴就在同一套条款下另行报价。秘书不必重写整份安排。

检讨这项安排

常设安排至少每年检讨一次。问问哪些有效，哪些没有。我们的活动后摄影检讨工作表可以帮上忙。如果范围不再适合，就调整，或者结束这项安排。

采购与审批

如果贵机构每场活动都需要采购单，请一开始就说明。请看企业采购单与摄影师供应商登记。

我们的做法

我们会了解您的活动模式，说明可以提供什么样的安排，并写下来。在与您确认之前，我们不会说长期安排已经可用。每一次的日期、场地、人手和报价，仍然以书面确认。

从小处开始

如果您还不确定，可以先试行一小段时间，例如三场活动，再作检讨。事先约定要看什么：时间安排、沟通、交付和是否合适。短期试行可以在您作出更长期的承诺之前，先看出常设安排有没有帮助。

请保留一份文件，列出这项安排下的每一场活动，包括日期、状态和发票。它会成为一份持续更新的记录，让年度检讨变得很快。