最终客户批准人经常更换的定期委托

长期的合作会建立信任。几场活动之后，活动公司、客户和摄影师都清楚事情怎么运作。这样的信任很宝贵，但也藏着一个不起眼的风险：批准决定的人换了，习惯却没有变。

本页属于我们的活动公司与定期活动摄影委托指南，讲的是如何让现任批准人始终清楚可见。

批准人为什么会更换？

市场部会重组，经理会调职，项目会转交给新的负责人。有时上一场活动的批准人还在公司，但不再负责这一场。从摄影师的角度看，电邮地址可能没变，指示也看起来熟悉，但决定权已经转移了。

变动本身没有错。问题在于工作依据旧的批准继续进行，而新的批准人第一次看到成果。

批准人究竟决定什么？

把它拆成三项决定，因为它们可能属于不同的人：

1. **简报：**哪些时刻和人物重要，以及风格。
2. **挑选：**哪些照片被接受为交付的精选。
3. **图片用途：**照片可以在哪里发布或分享。

传讯主管可能批准简报，总监批准挑选，法务或品牌团队决定用途。我们的市场部、活动公司与管理层的图片批准说明这些角色可以有何不同。

为每场活动留下记录

每场活动保留一份简短的记录：

项目	详情
活动与日期
简报批准人	姓名、职位、联络方式
挑选批准人	姓名、职位、联络方式
图片用途批准人	姓名、职位、联络方式
代理人	姓名、范围、日期
最近确认日期

照片使用与审批登记表是存放这些资料的实用地方，员工更换时，摄影简报交接追踪表则帮助传递资料。

一个说明用的例子

假设一家活动公司为客户拍摄季度员工大会已有一年。第四场活动之前，客户的传讯经理离职，由新经理接手。活动公司只告诉摄影师“有新的联络人”。

我们会请活动公司以书面确认新经理的姓名、他们是否批准简报、挑选和图片用途，以及之前的长期规则是否仍然适用。如果活动公司还不知道，我们会把这场活动的简报视为暂定，待新批准人回复后再确认。新经理便能看到以往活动的处理记录，也可以改动他们想改的任何事项。

长期适用的批准

有些客户喜欢设定长期规则，例如“每场员工大会都用同一份简报”。只要写下来、注明由谁给出，并说明何时检讨，这就是合理的做法。长期规则可以省力，但批准人更换时，它应该失效或重新确认。

我们的判断哪些摄影决定属于主办方有助于分清每项决定归谁，公司批准人不在时如何预订则讨论临时缺席的情况。

只确认了部分日期的计划

在定期活动里，有些日期已确认，有些尚未确认。前面的批准人可能已知，之后的却不确定。我们的只有部分日期确认的定期摄影说明如何把这种情况交代清楚。

通知摄影师

请活动公司在以下任何一项有变时发一则简讯：批准人、代理人、批准规则，或答疑的联络人。这则讯息不必正式，只要有姓名、职位和日期就够了。

带新的批准人入门

新的批准人需要一份简短的概述：之前同意了什么、过往的活动是什么样子，以及他们现在拥有哪些决定。请把以往的简报和批准登记表交给活动公司，让新人在此基础上调整，而不是从零开始。

我们与您确认什么

每场活动，我们会以书面确认我们听从谁的指示、谁批准挑选、谁决定图片用途。名字有变时，我们会更新记录，并确认哪些仍然适用。