多家参展商向主办方索取展会相册

展会结束后，要求就来了。参展商想要自己展位、团队和访客的照片，赞助商想要自己的标志，协会想要一份概览。如果每个都临时处理，相册很快就会成为投诉的来源。

这一页属于我们的展览主办方摄影指南。

谁在要，要什么？

先列出可能提出要求的群体：参展商、赞助商、合作协会、讲者、媒体，以及主办方自己的团队。他们的利益不同。参展商要自己的展位，也许还要一个整体印象。赞助商要曝光。协会要节目和出席的佐证。

在展会前就约定好的群体与权益表，能把源源不断的要求变成例行公事。

决定挑选范围

请为每个群体界定他们可以看到什么。典型的架构可以是这样：

群体	可能的挑选
每家参展商	自己展位和团队的照片，加上一组整体照片
赞助商	赞助条款中约定的照片
媒体	经批准的新闻照片组
协会	节目与场地的概览
内部团队	完整相册

您的展会可能需要不同的群体。关键是，“人人都拿到全部”不是默认值，而是一项决定，也是主办方应该深思熟虑后作出的决定。我们的指南交付相册的照片是怎么挑选的说明了挑选如何运作。

哪些应该保持私密

参展商不应该不受限制地看到其他公司的私人会谈或受保护的展品。有些展位限制拍摄，有些照片可能泄露价格、荧幕或产品细节，而那家公司并没有同意分享。

我们的含敏感或限制拍摄展位的展会一页，说明了如何保存限制地图。指南活动照片中的商业机密资料则列出了照片发布前要检查的事项。

法律、合约和政策

关于照片的规则，可能来自法律、与参展商和场地方的合约，以及主办方自己的政策。这些是不同的东西，也并非每个展会都一样。我们无法提供法律意见，也无法告诉您哪一项适用。

请阅读参展商条款，查看场地方的条件，并向合资格的专业人士咨询法律上的立场。然后把形成的规则当作指示交给我们，例如“参展商只获得自己展位的挑选和整体照片组”。

查看方式

照片以什么方式送到接收者手上，影响它能流传多远。私人链接可以被转发，登录可以限于指定的人，直接发送则完全不必用共享页面。我们的指南相册的私人查看与转发和如何选择合适的交付格式与取用方式说明了各种取舍。

我们会确认您的交付可以设置什么。照片交付验收清单帮您确认接收者拿到了约定的内容。

一个假设的例子

举个假设的例子：一场展会有 120 家参展商、8 位赞助商和一份媒体名单。主办方决定，每家参展商获得一份自己展位的挑选，加上 60 张的整体照片组，赞助商获得其条款中约定的照片，媒体获得一份新闻照片组。

要求通过一份表格提交。展会联络人批准每家参展商的挑选，摄影团队准备各组照片。有三家参展商要求相邻展位的照片，主办方礼貌地婉拒，并指向已约定的规则。没有人感到意外。

保存记录

请记录谁在何时收到了什么。我们的照片使用与审批登记表就是为此设计的。清楚的记录也有助于日后有人要求移除或更改某张照片，请参考与赞助商、场地及其他供应商分享活动照片。

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、人手、交付内容和报价，以及接收群体和包含的挑选组数。如果您预计会有大量个别参展商的照片组，请问我们这对修图和交付时间有什么影响。