在公司档案中重新找到活动照片

照片找不到，价值也就没了。活动一年后，当初保管相册链接的团队已经换了人，文件夹的名称毫无意义，图说还留在某封电邮里。照片明明存在，公司却用不上。

这篇指南属于活动照片的商业用途与报告用途的一部分，谈的是让照片能被找回的记录。存放工具、文件格式和传送方式，请看活动照片的交付、修图与保存。

人们怎样找照片？

想一想日后会有哪些人问什么问题：

• “我们有没有2025年会员晚宴的照片？”
• “哪几张照片拍到主席颁奖？”
• “哪些照片可以放在网站上？”
• “这张是谁批准的？”

这些问题问的是活动、日期、主题和已批准的用途。只要这四项容易找到，其余的就迎刃而解。

要记录什么

记录	有什么用
活动名称、日期、场地	找到对的那一组
委托人和联络人	知道该问谁
交付日期和原始文件位置	找到源文件
已批准的用途和限制	知道哪些可以用
图说文件和核对人	让背景说明和照片放在一起
检讨日期	提醒撤下过时的照片

照片存档规划器可以帮您建立这套记录，照片使用与审批登记表则保存批准的结果。

命名与文件夹

请选一种命名方式，每次都使用。以年份和月份开头，排序起来很方便。接着写活动名称和组别，例如完整相册或挑选出来的图片包。照片文件命名、文件夹与更正版本一文说明，出现更正时怎样避免混淆。如果想按活动环节或参与者组别整理，请看按环节、活动或参与者组别整理已交付的照片。

让背景说明和照片放在一起

图说、姓名和署名很容易与文件分开。请把它们放在照片旁边的文档里，并以照片编号对应。准确的图说、署名与活动背景一文说明如何建立和核对。

如果图说有多种语言，请全部保存。请看英文、马来文与华文的发布背景。

法律、合约、场地规定与公司政策

• 法律。 个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）说明，《2010年个人资料保护法令》适用于商业交易中处理的个人资料。您可以把可辨认人物的照片保留多久、存放在哪里，请向您的法律顾问咨询。我们不提供法律意见。
• 合约。 我们的书面报价会写明我们保留什么、保留多久，以及您可以如何使用这些照片。马来西亚知识产权局（MyIPO）指出，作品一旦创作出来，版权保护便自动产生，所以请把使用授权的条款与档案记录一起保存。
• 场地规定。 场地可能限制继续使用其场所的照片。
• 公司政策。 您自己的保存期限规定和查看权限规则。

举个例子

例如，一个专业团体每年举办六场活动。每次秘书收到相册链接，就转给传讯团队。

传讯经理建立了一份简单的登记表，每场活动一行：名称、日期、场地、链接、交付日期、已批准的用途、图说文件和检讨日期。文件夹的命名遵循固定的格式。她把已交付的文件复制到协会自己的储存空间，并注明存放位置。两年后有会员要那场晚宴的照片，登记表几分钟内就带她找到了。

不要依赖摄影师的档案

摄影师可能会在一段时间内保留文件，但期限以报价单为准，它不能取代您自己的档案。请看相册链接的有效期与摄影师的存档。请在任何链接过期之前，下载并保存您自己的副本。

保持简单

过于繁琐的登记表没有人愿意维护。请从上面这些栏位开始，只加入大家真正会用的内容。每年检讨一次，撤下已过检讨日期的照片，并检查链接是否仍然有效。

如果收藏的规模较大，请看根据一年的活动规划公司图片库。

要向摄影师交代什么

• 您打算如何存放已交付的文件。
• 您使用的命名方式。
• 是否需要我们随照片一并交付图说记录。
• 谁负责档案记录。

活动之前，我们会以书面确认日期、场地、人手和交付内容。如果您需要特定的交付安排，请问我们是否可以包括在内。