用照片向外界说明一场活动

您在活动现场时，一切都说得通。对没到场的人来说，讲台上站着一个人的照片，就只是讲台上站着一个人。本文帮您用照片组织一份说明，并忠于当天发生的事。如果您是为自己的团队制作回顾，请看从相册制作实用的活动回顾。

外人需要知道什么？

想象一位毫无背景的读者。他们想明白五件事。

1. 这是什么类型的活动？
2. 在哪里、什么时候举行？
3. 谁参加了？
4. 发生了什么？
5. 对机构为什么重要？

前四项，只要图说得当，照片都能显示。第五项通常需要您自己写一句话，要说得谦逊，并以事实为根据。

如何挑出能回答这些问题的图片？

把每个问题对应到一种图片类型，再各选一两张好的。

问题	图片类型	图说应该写
什么类型的活动？	会场或标示牌的宽幅图	活动名称、目的
在哪里、何时？	场地、写有日期的横幅	地点与日期
谁参加？	团体、讲者、参与者	职务，不要猜测
发生了什么？	进行中的活动、关键时刻	正在做什么
为什么重要	成果、交接、结果的时刻	只写能确认的

避免用同一位讲者的五张图。一张好的、配上清楚的图说，更有效。请及早要求摄影团队，拍下这类序列需要的宽幅图和背景图，重点放在关键人物上时，这些很容易被漏掉。我们的必拍时刻与灵活的叙事指南，有助于这方面的规划。

如何加入背景而不虚构？

图说担起大部分工作。写看得见的东西，以及您能确认的事实：活动、地点、日期、职务。采用准确的图说、署名与活动背景中的写法。

避免描述照片无法证实的情绪，例如“欢欣的参与者”或“座无虚席”。改写您看得到的：“下午环节中，参与者分组讨论。”如果要引语，请取自有记录的来源，并取得讲者同意。

没到场的人与语言呢？

对外的读者可能各式各样。如果说明要用英文、马来文和华文阅读，背景就应该能跨语言传达。我们的英文、马来文与华文的发布背景指南说明了如何保持图说一致。

也要想想谁出现在画面里。在活动中拍摄某位与会者获得同意，并不等于同意他出现在对外刊物上。两者的区别，请看拍摄许可与发布许可。

一个假设的例子

一个社区组织举办了为期一天的技能诊所，需要向无法出席的资助方说明。序列有八张图：挂着横幅和日期的场地入口、登记桌、开场演讲、实作小组、一对一辅导、参与者领取资料、闭幕致辞，以及中午的会场宽幅图。

每张图配一行图说，写明地点、时间和活动。另有一小段文字，根据报名名单写明参与人数。资助方不需要任何照片无法支持的说法，就明白了这一天。这符合把出席证明与宣传故事分开的想法。

用陌生人的眼光读一遍

发布之前，把序列交给一位没到场的人，请他说说发生了什么。如果他说错了，就是图说或顺序需要修改。趁观众发现之前先改。我们的活动后照片使用规划器可以把序列与图说、批准记录放在一起。

当读者与您的行业相距甚远

如果读者对您的领域一无所知，图说里要避免行话。把节目名称换成平实的描述，例如“为新任经理举办的半天技能工作坊”。缩写词只在第一次出现时解释。

也想想第一张图。它为后面的一切定下框架。通常，活动整体环境的宽幅图，比特写人像更适合作开场，因为它先告诉读者身在何处，再告诉他们有谁在。