内部沟通与员工表扬用的活动照片

公司活动中员工的照片，会出现在通讯、内部网站、颁奖幻灯片和布告栏上。这些用途感觉亲切，风险不大。可是照片里毕竟是真实的人，一次不经意的选择，就可能破坏这张照片本来要建立的好感。

这篇指南属于活动照片的商业用途与报告用途的一部分。关于活动本身，请看公司庆典与颁奖典礼摄影。

您需要哪些内部用途？

请把每一种用途和它的读者列出来。

用途	读者	备注
通讯专题	全体员工	照片精简、内容多样
内部网站相册	员工，也许包括承包商	查看权限与保存期限很重要
表扬幻灯片	一个团队或全公司	姓名和职衔必须准确
布告栏展示	在现场的人	想一想谁会经过
领导层简报	管理层	照片少，只有关键时刻

活动后照片使用规划器可以帮您记录这些。不同的用途可以用不同的选图。请看为媒体、赞助商和内部团队准备不同的图片包。

内部使用，不等于已经同意

许多机构把员工的照片视为在公司内部自动可用。这个假设值得再检查一遍。员工可能有不想出现的理由，例如人身安全、隐私，或职位变动。共用的系统上，承包商、访客或其他团体也可能看到这些照片。

可以的话，请在活动前就记录大家的意愿，并告诉员工会拍摄什么、照片会用在哪里。宾客拍摄通知撰写工具可以协助您拟定措辞，主办方指示与个别宾客的意愿一文则说明，全公司统一的指示与个人的意愿如何取得平衡。

法律、合约、场地规定与公司政策

• 法律。 个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）说明，《2010年个人资料保护法令》适用于商业交易中处理的个人资料。这项法令是否适用于员工照片，以及如何适用，请向您的法律顾问和人力资源团队咨询。我们不提供法律意见。
• 合约。 我们的书面报价会写明贵机构可以如何使用这些照片。马来西亚知识产权局（MyIPO）指出，作品一旦创作出来，版权保护便自动产生，所以使用授权很重要。
• 场地规定。 场地可能限制拍摄某些区域。
• 公司政策。 您的员工手册或告示，也许已经说明照片的用法，请依照执行。

公平的表扬

表扬用的照片，等于在向大家表明机构看重谁，所以要谨慎挑选。

• 使用别人看得懂的标准。
• 确认不同团队、职级和地点都有代表。
• 避免让人尴尬的画面，例如被拍到表情不佳的瞬间。
• 核对姓名和职衔，尤其是升职和长期服务奖。

准确的图说、署名与活动背景一文说明怎样确保图说无误。至于整组选图是否公平呈现各方，请看检查重点人物与活动是否获得公平呈现。

举个例子

例如，一家公司为120位员工举办长期服务奖之夜。人力资源部想要一张给下次全员会议的幻灯片、一篇通讯专题，以及一个内部网站的相册。

活动之前，人力资源部告诉员工，照片会作内部使用，不想入镜的人可以告诉某位指定的同事。这些意愿会转告摄影师。活动后，人力资源部挑出能代表每个获奖组别的照片，对照名单核对图说，并让相册开放六个月。另外有专人负责处理撤下照片的请求。

保存期限与撤下

请决定照片保留多久。永不过期的内部网站相册，会在没有人决定的情况下变成长期档案。请订下检讨的日期。

请事先谈好处理撤下请求的方式，以及由谁负责。请看撤下、撤回与删除照片的请求。同时要说清楚，已经下载或分享出去的副本，可能超出公司的控制范围。

内部使用与对外使用要分开

获准用于内部通讯的照片，不会自动获准用于公开网站、社交媒体或广告。每一项都是另一个决定。照片使用与审批登记表会保存这些记录。

要向摄影师交代什么

• 内部渠道，以及各自的读者。
• 不想入镜的员工。
• 必须拍到的时刻和团队。
• 批准人，以及最早的期限。

活动之前，我们会以书面确认日期、场地、人手和交付内容。