咨询通话之后需要确认的事项

一次好的咨询通话让人觉得很有成果：摄影师认真聆听，您觉得被理解，想法逐渐成形。离开通话时，很容易以为一切都谈定了。但友好的交谈，还不是共同认定的范围。

本文说明通话之后该确认什么，补充总指南如何挑选活动摄影师。

为什么要以书面跟进？

每个人对谈话的记忆都不同。您可能记得摄影师没有做过的承诺，摄影师也可能假设您没有说过的事。双方都没有错，口头说一次的细节本来就容易这样。

书面摘要把谈话变成双方可以查对的记录。它也让您比较摄影师时有清楚的基础，详见如何比较候选摄影师的书面回复。

摘要要写什么

保持简短、基于事实，一页就够。

您理解为已约定的事项

列出您认为已谈定的事实：日期、场地、开始和结束时间、摄影师人数，以及谈过的重点时刻。尽量用摄影师的措辞。

仍未确定的事项

列出任何还不确定的事，比如场地还没确认能否拍摄，或您还没决定拍摄时数。标明未决，可以避免它们被当成已定。

接下来会发生什么

写明谁在何时做什么。例如：“您周五前发报价单；我周一前向场地确认拍摄规定。”有日期，下一步才真实。

经常需要确认的事

主题	问题范例
日期与场地	这个日期和场地的档期确认了吗？
拍摄范围	包括哪些时数和时刻？
人手	谁会出席？有几个人？
交付内容	交付什么、什么形式、何时交付？
附加项目	谈过哪些可选项目，已包含还是另计？
报价	报价单是否反映了以上所有内容？
变更	变更或超时如何处理？

文章什么才算确认了摄影预订说明交谈在什么时候变成预订，在活动日前记录最终摄影简报则示范最终简报应包含的内容。

留意听起来肯定、实际含糊的说法

有些话听起来像承诺，却把细节留白。

• “那天应该没问题”不是档期确认。
• “可能可以加上”不是已确认的附加项目。
• “交付通常很快”不是交付日期。

请把每一句变成摘要中的问题：“请以书面确认……”尚未确认的能力，在文字落实之前，都应标示为未决。

假设的例子

假设您和摄影师谈了二十分钟，内容是一场200位宾客的公司晚宴。您喜欢这位摄影师，对方提到也许需要第二位摄影师，交付会“相当快”。

您的跟进讯息可以这样写：“谢谢您的来电。我理解晚宴在约定的日期于酒店宴会厅举行，拍摄从下午6点30分开始。您提到第二位摄影师和快速交付。请以书面确认第二位摄影师是否包括、是谁，以及交付日期。另外，场地的拍摄规定还要由我向场地确认。”

这条讯息礼貌、简短而准确，让摄影师的回复容易与事实对照。

以简报为基础

如果您有书面简报，请附上。我们的活动摄影需求表工具可帮您做出一份，摄影范围变更记录表则记录之后的变更。若想比较另一位摄影师会如何回复，请阅读评估沟通与合作风格是否合拍。

答应之前

别把通话当作预订。等报价单、书面确认和预订条款到齐，且都与您的摘要相符，再往前走，您就有了共同而清楚的范围。

保持记录整齐

把摘要、摄影师的回复和报价单放在同一个地方。日后有疑问时，您可以指出确切的文字。如果有变动，发一条简短的更新并请对方再确认，让记录始终与当前的计划一致。