员工相册与对外精选照片

一场庆典会产生两种照片。有些温暖、自然，是给在场的人看的；有些整齐、经过批准，适合放在网站、招聘页或新闻稿里。把它们混成一堆，会带来本来可以避免的麻烦。

本页属于公司庆典与颁奖活动摄影指南的一部分，帮您在活动前界定两套有用的精选，让每一套送到适合的对象手上。

这两套照片有什么不同？

	员工相册	对外精选
对象	出席者，有时是全体员工	网站、社交媒体、新闻稿、招聘
数量	多，范围广	少，经过严格挑选
风格	轻松、自然	精致、有代表性
批准	简单，通常由主办方负责	正式，由指定的人负责
查看方式	私人链接或受控文件夹	由公司自行发布
出错的后果	同事看到尴尬的画面	个人或资料被公开曝光

重点不是隐藏什么，而是让每张照片去到当事人合理预期它会去的地方。

两套照片分别给谁看？

先从对象出发。员工相册是一份纪念品：应该有桌边的自然瞬间、同事聚在一起的画面，以及足够多样的颁奖照片，让多数出席者都能找到自己。逐桌合照还是迎宾时自由互动谈到怎样收集这类照片。

对外精选则是为了向外人展示公司的文化和这个里程碑。我们关于公司网站和年报用的照片的指南列出了常被采用的图片类型，而给媒体、赞助商和内部团队的不同影像包则帮您把不同对象分开。

对外精选如何挑选？

请在任何人开始看照片之前，先约定标准。可以问这些问题：

• 照片是否清楚呈现这个里程碑或节目？
• 画面里的人是否愿意在公司之外被看到？
• 画面中的荧幕、名牌或文件，是否泄露内部资料？
• 照片能否代表出席的人？
• 指定的批准人看过了吗？

我们的团队可以先提出一份候选名单，但决定权在批准人手上。庆典荧幕上的公司内部业绩数据说明了一个常见的原因，让一张本来不错的照片只适合留在内部。

同意和通知呢？

员工不会因为出席就自动同意对外使用。马来西亚的个人资料保护法令（Personal Data Protection Act 2010，及其修正）对个人资料的通知和同意订下了规定，个人资料保护局（JPDP）的指引也说明了通知的写法。我们无法为贵公司诠释法律。

请向合格的顾问查询，公司对外使用需要发出什么通知、取得什么同意或订立什么政策，并把这些与场地规定和摄影师的条款分开，因为它们是不同的东西。我们关于个人、内部、新闻和广告用途的照片的指南，说明了不同用途的差别，照片分享与隐私规划则帮您把答案写下来。

一个假设的例子

假设一场 180 人的公司庆典。主办方为出席者设了一个私人相册，并指定一位传播主任批准对外照片。对外精选限定二十张，用于网站和招聘页。

活动之前，人力资源部告诉宾客：现场会拍照，照片会放进员工相册，少数几张可能对外使用。有两位同事要求不要出现在对外照片里。摄影师在简报时得知，修图的人就把这些画面从候选名单中剔除。

两套照片如何交付和保存？

请决定各自存放在哪里。多数员工相册用有链接的私人相册就行，但要确认谁能查看、何时过期、谁可以下载。对外照片通常以公司所需的尺寸和裁剪交给批准人，做法可参考活动照片的竖幅、横幅与其他裁剪。

也要确保员工相册里没有出于某种原因而不对外使用的照片，例如拍到受限制投影片的那些。按奖项、桌次和部门整理晚宴照片说明了结构如何让不同的资料保持分开。

如何留下记录？

请简单记下哪些照片获准用于哪种用途。照片使用与审批登记表是一个简单的做法，日后接手档案的新同事也用得上。活动后照片使用规划器则帮您在交付之前规划用途。

应该告诉摄影师什么？

• 员工相册的对象和规模。
• 对外使用的渠道、格式和数量。
• 谁批准对外照片，需要多快。
• 哪些宾客或群体不应出现在对外照片里。
• 移除照片的要求如何处理。

这些决定我们会写进报价单和交付说明里。