按奖项、桌次和部门整理晚宴照片

一场晚宴的相册可能有几百张照片。对出席的人来说，问题很简单：我在哪里，我的团队在哪里？对委托活动的人来说，问题就不同了：怎样让每一组只看到与自己相关的内容，并避免敏感的照片传开？

本页属于公司庆典与颁奖活动摄影指南的一部分，帮您在任何东西交付之前设计好结构。

为什么结构很重要？

一本平铺的相册，所有照片放在一起，人们只能一直往下滑。他们可能放弃，也可能看到不是给他们的照片：领导层的小圈子、写着内部数字的投影片，或一位要求不被分享的同事。

清楚的结构有两个作用。它帮员工找到想要的照片，也让主办方控制谁能看到什么。我们关于按场次、活动或参加者群体整理交付的照片的指南，说明了基本的想法。

哪些分类有用？

请选择符合大家对这场晚宴印象的分组。

分组	适用于	资料来源
奖项	得奖者及其团队	确认过的得奖名单
桌次	同事的自然抓拍	座位表和拍摄记录
部门	团队相册与主管	人力资源部或主办方的对应资料
气氛	全场、布置、舞池	摄影师挑选
领导层	致辞和正式人像	节目流程和批准人
受限制	不对一般人开放的照片	资料负责人

您不需要六种都用。小型晚宴也许只需要奖项和气氛。大型晚宴则适合再加上桌次和部门。

谁来为每一组挑选？

挑选是一项责任，而不是默认的事。请决定谁来为每个群体选照片。

奖项的部分，名单负责人和传播团队核对名字，做法如公司颁奖名单的临时更改所说。桌次的部分，摄影师依据拍摄记录和座位表来挑选。部门的部分，可以由人力资源部的一位统筹人员审阅。受限制的内容，则由资料负责人决定。

当有好几个人拥有批准权时，多人拥有批准权时如何挑选活动照片能帮您避免冲突。

桌次实际上怎么做？

桌边的照片常在上菜期间或两道菜之间拍摄，摄影师需要一个方法把每张照片对应到某一桌。简单的做法是把桌号记在拍摄记录里，或者在每组照片的第一张里拍进桌卡。

座位表必须是最终版，团队也要收到任何更改。逐桌合照还是迎宾时自由互动说明了怎样选择格式，配合上菜时间拍摄各桌合照则谈到时间的安排。

如何让受限制的内容保持分开？

有些照片不应该出现在一般的文件夹里：写着内部业绩的投影片、要求被排除的同事，或主办方标记过的瞬间。挑选时就标出来，放进受限制的文件夹，或者从交付的照片中剔除。

我们关于私人相册的查看权限与转发分享的指南，说明了查看权限和分享如何互相影响。员工相册与对外精选照片则谈到内部和对外使用之间更大的区分。

一个假设的例子

假设一场 320 位宾客的晚宴，有 32 桌、六个部门和十二个奖项。主办方提供了座位表和一份把每一桌对应到部门的表格。摄影师把桌号记在拍摄记录里。

活动之后，交付的相册有奖项的文件夹、各个部门的文件夹、一套整体气氛的照片和一套领导层的照片。另有一个受限制的文件夹，存放拍到内部投影片的照片，只有人力资源主管可以查看。部门经理收到各自文件夹的链接，主办方则把气氛的那一套分享给全体员工。

自动分类呢？

有些系统通过辨认人脸来分类。这涉及隐私和同意的问题，而且在员工没有被告知的公司活动里，可能并不适合。人脸辨识与宾客照片的自动搜索概述了相关的问题。请约定是否要使用，并向合格的顾问查询公司需要做什么。

这如何影响交付时间和费用？

结构越多，挑选和标示的工作也越多。报价单应该写明包含哪种结构，哪些是选购的。简单的结构比自订的结构交付得更快，也更省。

也请规划存档：相册保存多久、由谁保管、日后如何找到。照片存档规划器会带您一步一步想清楚。

应该告诉摄影师什么？

• 奖项类别和得奖名单。
• 座位表和部门对应资料。
• 您想要的文件夹，以及谁可以查看哪一个。
• 谁为每一组挑选并批准照片。
• 必须保持受限制的内容。

结构我们会以书面确认，并依此交付。