公共机构的持份者咨询活动

公共机构举办咨询会，是为了听取受其决定影响的人的声音：居民、商家、社区团体、专业机构。这类活动的记录对透明度和汇报有用，但如果暗示在场的人已经同意，就会造成误导。

本页属于官方与公共机构活动摄影总览的一部分。由居民发起的讨论，则在社区与居民活动另有说明。

这份记录用来做什么？

请先弄清楚用途。咨询记录可以用来证明会议确实举行，也可以作为报告的素材、公开网页的内容，或内部存档。不同的用途，会影响拍什么、发什么。

请把用途写下来，照片使用与审批登记表是个方便的地方。

出席不等于认同

出席或发言的人，是在参与一个过程。他们可能支持、反对，或希望修改某项提案，而照片看不出是哪一种。

因此：

• 说明文字描述活动和在场的人，不写他们的看法。
• 挑选照片时，不要只选微笑或点头的脸。
• 被拍到的发言不会被引用为支持。
• 书面引述需要发言人同意才能使用。

更多关于措辞的内容，见准确的说明文字、署名与活动背景。

告知参与者

大家应当知道有拍摄，并且可以无后顾之忧地拒绝。请多层次告知：邀请函里一句话、入口一块告示、主持人口头说明，以及一个明确的替代座位。宾客拍摄通知撰写工具可协助撰写措辞。告示与个人意愿如何配合，见活动告示与个人拍摄意愿。

法律、合约、场地规定与机构政策

• **法律。**个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）指出，《2010年个人资料保护法令》适用于商业交易中处理的个人资料。是否以及如何适用于公共机构，由其法律顾问判断。
• **合约。**我们的报价单规定拥有权、使用和保留。马来西亚知识产权局（MyIPO）指出，版权在作品创作时自动产生。
• **场地规定。**场地可能限制拍摄。
• **机构政策。**该机构自己关于咨询记录和宣传的规定。

法律问题请向您自己的法律顾问查询。

位置与行为

咨询会依赖大家自在发言。摄影师在侧边或后方工作，尽量不用闪光灯，走动要少。避免拍摄心情不好或意见不合者的近距离画面。请与主持人商定这些规则。

分组桌子、挂图和笔记可能写有敏感的言论。请问主持人哪些可以拍、哪些要避开。见主办方指示与来宾个人意愿。

一个假设的例子

假设某市政机构举行半天的地方规划咨询会，有80位来自居民团体、商家和协会的出席者。邀请函提到了拍摄，入口处有告示。后方划出一个区域，供不希望入镜的人使用。

计划让摄影师拍引言、全体讨论和分组桌子，不拍个别发言的近距离画面。传讯办公室挑选能显示各群体范围的照片。说明文字写“地方规划持份者咨询会”，加上日期和场地。

发布与更正

请商定参与者如何要求不使用某张照片、由谁处理，并保留一份简单的记录。事先要弄清楚什么，见撤下、撤回与删除要求。

要告诉摄影师的事

• 这份记录的用途。
• 形式、出席人数和群体。
• 告示措辞和拒绝的方式。
• 不得入镜的资料。
• 批准人和说明文字的措辞。

日期、场地、摄影团队和交付内容，我们会在活动前以书面确认。

事后的汇报

有些公共机构会就咨询发布简短的报告。如果报告里使用照片，请事先商定用哪些，并让参与者知道是如何挑选的。能反映各群体的多样选择，比几张气氛热烈的画面更公平。请保留原来的挑选清单，被问到时才能解释为何如此选。