通过私人助理预订摄影服务

助理做了大量看不见的工作：寻找供应商、查询日期、管理主管的日程。摄影只是他们经手的众多事项之一。一份简短的书面安排，就能让预订对所有人都稳妥。

本指南属于我们的预订活动摄影与确认拍摄范围总览。

谁是客户？

客户是摄影服务的受益方，也是承担报价单义务的个人或机构。助理是代客户办事的人。这听起来理所当然，但当讯息来自助理的电邮，而报价单的抬头是客户时，很容易搞混。

请清楚写明谁是客户、谁是助理，以及两者的关系。如果客户是公司，请告诉我们是哪个实体。核对报价单和发票上的法定名称指南解释了这对付款为何重要。如果您是替别人预订，为他人预订摄影师指南同样适用。

助理可以自行决定什么？

预订之前先划一条线。许多助理可以放心处理：

• 发送流程表和场地资料
• 约定抵达安排，例如停车位置和入口
• 转达其他出席者的联络资料
• 回答有关日程的问题
• 安排通话

线以外的事项要交回客户决定。这条线因人而异，由客户来定。请把这条线告诉我们，我们才知道何时需要请对方确认。

哪些事项需要客户亲自批准？

重大变更需要客户批准，包括：

1. 日期、时间和场地。
2. 拍摄时数和摄影师人数。
3. 客户收到什么成品，以及何时交付。
4. 总费用和付款安排。
5. 谁可以使用照片，以及如何使用。
6. 拍摄范围的任何改动。

如果助理转达了变更，我们会请客户以书面确认。一则简短的电邮或讯息就够了。这样既保护客户免于承担未曾打算的变更，也让助理不必为此受责。我们的摄影范围变更记录表是记录变更内容和批准人的简单方法。

实际上怎样批准？

选择适合客户的方式。有些客户喜欢回复电邮，有些通过通讯软件批准，有些则希望通话后附上书面记录。无论哪种，都要记下谁批准、何时批准，以及批准了什么。

避免只存在于对话中的批准。如果客户在电话里答应了，助理事后可以发一句话：“3 月 12 日已与客户通电话确认：拍摄时间延长至晚上 11 点。”这句话就是记录。摄影师口头同意变更时应记录什么指南有更详细的说明。

情景示例

例如，某公司董事的助理为周年晚宴预订摄影。助理负责简介和日程。董事已表示，费用、日期和照片用途需要她亲自批准。

活动前两周，场地把开始时间推迟一小时。助理告诉我们，并问能否调整。我们确认有空后更新报价单，并请董事书面批准新的时间。董事以电邮回复，助理转发给我们，记录就完整了。

助理不在怎么办？

助理会休假、转换职务，或在活动当天忙得抽不开身。请在活动之前约定一位后备联络人，并说明此人可以决定的范围。指定后备联络人指南说明了做法，摄影职责分工规划器也能协助列出谁负责什么。

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、摄影团队、成品和报价单，以及客户和助理的姓名，还有需要客户批准的决定清单。指示如有变动，我们会更新记录，并告知你们双方。