公司易主或联络人更换后，如何更新摄影预订记录

公司会变：改名、重组、被收购或合并。员工离职，新的人接手活动。几个月前做的摄影预订，所列的人和实体可能已经对不上。花一点功夫整理，记录才会准确。

本指南属于我们的预订活动摄影与确认拍摄范围总览。

哪些变动有影响？

不同的变动，影响也不同：

• 改名。 同一个实体，换了新名称。
• 易主。 同一个实体，有了新的拥有者。
• 转让或合并。 工作或合约转到另一个实体。
• 联络人更换。 现在由另一个人管理活动。
• 批准人更换。 有新的人负责批准开支或变更。

有些变动不影响预订，有些则引出谁是客户的问题。我们不提供法律意见。如果变动可能影响权利和责任，请咨询您自己的顾问，并把了解到的情况告诉我们。

为什么不能假设预订会跟着转？

很容易说一句“我们还是同一家公司，所以没有变”。有时确实如此。但是当拥有权或结构改变时，预订中列明的实体不一定还是继续营运的那一个。新的实体可能需要确认这份预订，供应商也可能需要核实是否能按原来的条款继续。

没有记录的话，款项可能汇到错误的地方，或由已经没有权限的人做决定。一则简短的书面确认可以避免这种情况。

怎样更新联络人？

联络人变更时，请以书面告诉我们新联络人是谁、担任什么职务，以及从哪一天起可以下指示。如果可以，请前任联络人或资深同事确认。

请附上新联络人的电话和电邮，并告诉我们旧联络人是否还需要收到副本。指定后备联络人指南说明如何为紧急问题指定人选，通过私人助理预订摄影服务指南则处理中间人的情况。

怎样更新付款资料？

如果付款方有变，请索取载明正确名称和开票资料的更新报价单和发票。不要仅凭一则讯息就改变付款去向。请通过预订中已列明的联络人，或资深人员确认。

核对报价单和发票上的法定名称指南列出该核对的事项。如果有些工作已经以旧名称开了发票，请询问记录将如何对账。

情景示例

例如，某公司在十月预订了周年晚宴的摄影。八月，公司被一家较大的集团收购，财务职能转到母公司。当初预订的活动经理也离职了。

新的活动主管写信给我们，附上变动日期、她的姓名和职务，以及财务联络人的姓名，并询问预订是否继续。我们以书面回复，确认联络人，并说明除非客户要求更改，预订继续有效。至于发票，我们在开出之前，请对方在更新的文件中提供母公司的开票资料。

活动已经很近了怎么办？

活动临近时，速度很重要。请尽早发出更新，并在讯息中注明活动日期。当适合的人还没就位时，审批人不在时预订摄影指南提供了让预订继续推进的实用想法。

怎样收尾？

变动确认后，请把新旧记录连同日期一起保存。摄影简报交接追踪表和摄影范围变更记录表都是合适的地方。工作完成后，结束摄影预订指南说明了最后的核对，包括支援联络人是否仍然正确。

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、摄影团队、成品和报价单，以及现行的客户、授权联络人和开票资料。有任何变动时，我们会发出更新的记录，并告诉您哪个版本有效。