规划下一届活动的图片使用

年度活动在闭幕后几个月，都会碰到同一个问题：拿什么向大家介绍下一届？最容易的答案，是上一届最好的照片。这是个合理的答案，前提是您清楚这些照片能说什么、不能说什么。本文谈的正是这个分工。若想了解更长远的重复使用，请看活动图片在最初回顾之后的再利用。

去年的照片能如实说明什么？

它们可以显示活动是什么样子：气氛、观众的类型、舞台和活动的种类。在获得许可的前提下，它们也能反映参与者的体验和品质。

除非没有变动，它们不能显示下一届的场地、节目、阵容或规模。照片告诉观众的是某时某地发生了什么。把它放在新日期的海报上，读者可能把它当成对未来的承诺。所以，旧图要标上活动的年份。

哪些图片代表过去，哪些需要更新？

开始之前，先把相册分成三组。

组别	例子	在宣传中的用法
仍具代表性	观众投入、工作坊活动、交流环节	标上年份即可放心使用
部分相关	旧品牌的舞台、去年的讲者	细节已变的地方要裁剪或避开
已过时	已离开的赞助商、旧场地、已取消的活动	仅存档

第一组就是您的宣传图库。第三组留在档案里，标明为历史资料。我们的用一年的活动规划公司图片库指南说明了怎么标注。

什么情况需要新图片？

凡是和新内容有关的都需要。新场地要有新场地的图片。新讲者需要人像，或专门的公布用图。新的形式，例如混合式的环节，需要能展示它的图片，如果能预先试办，也许可以在上一场活动中安排。

这些需求要早点规划，因为有些得在下一场活动举行之前拍好。我们的研讨会照片用于明年节目宣传指南谈的是研讨会，但这种思路适用于大多数年度活动。

许可与付费宣传怎么办？

用照片宣传未来的售票或公开活动，属于宣传用途，标准与内部使用不同。核对您手上的批准记录、摄影条款允许什么，以及画面中的人是否同意。至于付费广告，我们的付费广告中可辨认的活动照片指南列出了要先厘清的问题。

如果有人要求移除自己的照片，要事先想好如何迅速回应。一份整洁的小型批准记录，会让这件事容易得多。

一个假设的例子

一个贸易展下一年将从酒店宴会厅搬到会展中心，增加一个研讨环节，并少了一个赞助商。市场部整理相册后发现，人群和会议的照片仍能代表这个展览，而宴会厅的宽幅照和离开的赞助商的展位则不能。

他们采用标注了年份的人群照片，并在宣传开始前，委托在会展中心做一次简短的拍摄，取得场地图片。他们也在下一场活动的拍摄需求中，加入新讲者人像的要求。这个做法与系列年度活动的摄影中的想法一致。

从上一届学到什么？

检视哪些图片真的被索取和使用，哪些用途找不到可用的照片。我们的了解哪些活动照片真正被用上指南提供了一个轻量的方法。把发现写进明年的拍摄需求，让下一个相册更能支持宣传。

新图片的时间安排

新图片需要准备时间。场地拍摄需要会场有空的日子，讲者人像则取决于讲者的日程。从宣传开始的那一天倒推，并预留选图和批准的时间。

如果您打算在今年活动闭幕后不久就开始宣传，现在就可以问，今年活动中多拍几张，能否满足明年的需要，例如从新角度拍同一个场地。我们会以书面确认您那个日期可以包含的内容。