首次回顾之后，如何再次使用活动照片

一张好的活动照片，日后还会派上用场。回顾之后可能是报告，接着是简报，然后是招聘页面，再到明年的邀请函。每一次再用都会冒出同样的问题，而答案未必和当初批准这张照片时一样。

这篇指南属于活动照片的商业用途与报告用途的一部分。第一次回顾，请看如何用相册做出有用的活动回顾。

这张照片当初批准用在什么地方？

先从记录开始。每一次批准，都应该写明获准的用途、读者和期限。如果没有记录，在核对清楚之前，请当它没有获准用于新的用途。

活动后照片使用规划器让您事先规划日后可能的用途，照片使用与审批登记表则记录批准了什么。个人、内部、新闻与广告用途的差别一文说明了各种用途有什么不同。

会改变的四件事

改变的是什么	为什么重要	该怎么做
用途	新的渠道或读者，可能需要重新批准	使用前先审阅
背景	日期、职位和产品都会过时	检查图说，加上日期
人物	有人可能要求撤下，或情况有变	检查请求和备注
条款	使用授权或协议可能不同	阅读书面条款

每次再用之前，把这四项过一遍。只要几分钟，就能避免大部分问题。

法律、合约、场地规定与公司政策

• 法律。 个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）说明，《2010年个人资料保护法令》适用于商业交易中处理的个人资料。这项法令是否适用于某一次再用，请向您的法律顾问咨询。我们不提供法律意见。
• 合约。 我们的书面报价会写明贵机构可以如何使用这些照片。马来西亚知识产权局（MyIPO）指出，作品一旦创作出来，版权保护便自动产生，所以超出使用授权的用途，需要得到权利持有人的同意。
• 场地规定。 场地可能限制日后使用其场所的照片。
• 公司政策。 您自己的检讨日期、批准步骤，以及对认得出的人物的规定。

广告是另一项决定

在付费宣传中使用活动照片，与在报告里使用不同。认得出的人物，可能被当成在为他们并不认同的东西背书，条款也可能需要放宽。请阅读在付费广告中使用认得出的活动照片，并在使用这类照片之前先与您的顾问讨论。

留意过时的背景

一张照片拍摄时是真实的，日后却可能误导人。已经离职的员工、已经关闭的场地、已经更换的标志，或已被撤回的产品，都可能让旧照片传达出错误的印象。

请在图说里加上日期。长期留在公开页面上的照片要定期检查，并设好日历提醒。不再适合的，就撤下。

撤下照片的请求

请预先订好处理撤下请求的流程，并保存记录。收到请求时，要在您控制的所有地方一并执行。对于已分享给他人的副本，要通知收件人并请他们撤下。请看撤下、撤回与删除照片的请求。

举个例子

例如，一家公司曾在招聘页面上使用了一张三位员工的会议照片。一年后，它想把同一张照片用在客户手册里。

传讯主管查看登记表，发现这张照片当初只批准用于招聘。她问那三位员工是否同意用在手册里。其中一位已经换了职位，表示不想入镜。主管就为手册另选了一张照片，更新登记表，原来那张则留在招聘页面上，并在图说里加上日期。

妥善保管原件

为了再用而做的修改，应该在副本上进行，原本交付的文件保持不变。请看保留原始交付文件，另存社交媒体版本。至于长期整理照片的方法，请看根据一年的活动规划公司图片库。

为下一届活动提前规划

如果活动每年举办，照片可能会用于下一届的宣传。请在一开始就规划，并询问涵盖这一点的使用条款。请看为活动下一届规划图片使用。

要向摄影师交代什么

• 日后可能的用途，即使还没确定。
• 不可以再使用的人物。
• 您预计使用照片多久。
• 谁负责管理登记表。

活动之前，我们会以书面确认日期、场地、人手和交付内容，并把使用条款写进报价单。