用照片为明年的活动制作团队提供简报

活动结束后，照片通常交给市场部。很少有人问制作团队想保留什么。一年后，新来的协调员想知道报到处的队伍排在哪里、舞台灯光怎么打，而最好的答案，却是一个为别的目的而拍的相册。本文帮您把照片用于规划，同时尊重它们无法告诉您的事。宣传方面，请看规划下一届活动的图片使用。

照片能告诉制作团队什么？

照片对布局和动线很有用。它们能显示人群聚集在哪里、会场如何布置、标示牌在视线高度看起来如何，以及相机或舞台设在什么位置。它们帮助新人像观众一样看到这场活动。

要精确量度，照片就不行了。相机的角度、镜头和裁剪，会改变距离的观感。切勿根据照片去判断容量、出口宽度或承重上限。

哪些图片是好的参考？

参考的需要	有用的视角	应附上的说明
会场布局	从高处或后方拍的宽幅图	座位形式、桌子数目
舞台与荧幕	正面和侧面，荧幕亮着	灯光、荧幕位置
入口与报到	大门打开，人最多的时候	队伍长度、标示牌位置
人流动线	走廊、电梯、楼梯	哪里出现了瓶颈
供应商与布置	后台、卸货通道	使用了哪个入口
灯光	灯光开启的会场	混合光源、昏暗的区域

这些不是一般的精彩画面。请及早问摄影团队，能否纳入拍摄，以及流程表中的哪个时段最适合拍会场。我们会以书面确认可以包含的内容。我们的摄影师在公开节目之外需要什么资料指南，列出了有助于拍到这些视角的资料。

如何记录局限？

每张参考图都需要一则简短的说明：日期、在场地内的位置，以及它显示什么。接着写明什么可能已经改变：布局、供应商、规定、工程或品牌。

也要写下相机看不到的东西，例如画面之外的一道侧门。一份坦白交代局限的参考，比一份光鲜却没有交代的更有用。如果出过问题，把那些照片放在内部文件夹，清楚标明，与准备发布的选图分开。

为什么仍然要核实场地？

场地会变。布局、家具、灯光、入场规定和消防安排都会更新，下次会场的订用方式也可能不同。去年的照片，只显示某一天的某一种安排。

依赖任何参考之前，先去场地看看，或联络场地方，向他们确认事实。我们的场地勘察如何改变拍摄计划指南，对摄影有同样的逻辑，而宾客到达之前的场地进出则谈到最常变动的出入问题。场地摄影检查清单可以帮您规划这次考察。

一个假设的例子

一位研讨会主办人把工作交给新的协调员。交接包里有八张参考照片：主礼堂的宽幅图、舞台的两侧、早上8时30分的报到区、分组讨论室之间的走廊、卸货入口，以及餐饮区。

每张图都有一则说明，例如：“早上8时30分的报到处，队伍排到电梯大堂。要查新场地的布局能否设第二个柜台。”新的协调员在第一次规划会议上用上这些照片，然后预约去场地考察，确认细节。

这与档案的其余部分如何配合？

参考照片应与其余的活动图片放在同一个系统里，有自己的文件夹和标注。我们的用一年的活动规划公司图片库指南示范了做法。想知道大家实际用了哪些图片，请参阅了解哪些活动照片真正被用上，其中把制作团队也列为要询问的对象之一。

在下一份拍摄需求中，写明您想要哪些运作视角，并加进照片存档规划器，让这个做法每年都能延续。

与供应商分享参考照片

运作类的照片对供应商也有帮助。舞台承包商或餐饮供应商，可以用布局照片了解去年的布置。只分享任务所需的，把显示问题的图片留在内部，并尽可能去掉可以清楚辨认的宾客。像其他交接一样，记下分享了什么、何时分享。