公司颁奖名单的临时更改

得奖名单在颁奖开始之前很少真正定稿。有人辞职、团队合并、奖状上的名字拼法不同，或者有人当天身体不适。每一次改动都会影响拍摄，因为交付的照片会成为公司日后查阅“谁获得表扬”的依据。

本页属于公司庆典与颁奖活动摄影指南的一部分，只谈一个问题：经过核实的变更，要怎样传到负责拍摄和写图说的人手上。

为什么临时更改会造成拍摄问题？

摄影师依据流程表和名单工作。如果手上的名单旧了一个版本，团队可能站错舞台的一侧，错过一个颁奖环节，或者在后续合照时把小组安排错了位置。

更大的风险出现在活动之后。图说是根据名单写的，一个没有核实的名字，可能随着内部通讯、电子报或装裱的相片流传出去。事后更正的麻烦，远比事先多确认一次要大。

谁应该负责名单？

请指定一位固定的人，通常是人力资源部或表扬计划的负责人，作为唯一确认变更的来源。其他同事可以提出修改的要求，但摄影师和核对图说的人只依据名单负责人发出的内容行事。

这样可以避免一种常见的情况：部门主管当晚对摄影师说一套，舞台经理手上又是另一套。如果活动有好几位决策人，可以参考有多位决策人时如何确定摄影优先次序，看看谁代表谁发言。

带版本记录的名单应该有哪些栏目？

保持简短、格式一致，在舞台灯光下才容易看清楚。

栏目	摄影师为什么需要
奖项名称	与图说及颁奖顺序对应
得奖者姓名（按要显示的写法）	避免拼写和头衔错误
部门或团队	方便安排后续的合照
颁奖嘉宾	让团队知道谁会在台上
状态	已确认、待定、由他人代领或已撤销
版本与日期	显示哪一份才是最新的

我们的摄影简报交接追踪表可以帮您记录发送了什么、发给谁、什么时候发的。

截止时间应该怎么订？

请订两个时间点。第一个是日期，在这个日期之后，所有更改都必须由名单负责人以书面提出。第二个是活动当天的某个钟点，过了这个钟点，变动就视为现场变动，边发生边记录。

请先问清楚印好的节目册、投影片和奖状什么时候定稿，因为摄影的截止时间应该和这个时间点接近。如果截止时间比奖状印刷日期还晚，就会出现您想避免的那种不一致。

一个假设的例子

假设一场 250 位宾客的周年晚宴有十二个奖项。活动前两天，一位得奖者辞职，由第二名递补。名单负责人更新表格，把原来的得奖者标为撤销，并把第四版发给摄影师和核对图说的同事。

当晚，递补的得奖者身体不适，由一位同事代领。名单负责人通知摄影组长，组长记在拍摄记录里。图说于是写明奖项由这位同事代领，后续的个人人像也拍给真正上台的人。

当晚有变动，摄影师怎么做？

摄影团队会在拍摄清单旁边做一份简单的记录：哪个奖项、谁走上台、谁颁奖，以及与名单不一致的地方。活动当中只需几秒，却能省下事后几个小时，因为后期修图的人不用猜。

如果变动影响到合照的位置，摄影组长会在下一个颁奖前和舞台经理确认。关于如何从舞台上的颁奖过渡到人像拍摄，请看从舞台到得奖人像；交付之后才发现的错误标示，请看错误的姓名或图说。

这如何影响拍摄时数和交付？

临时更改很少增加拍摄时数，但会多一个需要做决定的环节。报价单应该写明摄影团队听谁的指示、修订版怎么发送，以及图说由我们提供还是由贵公司提供。

如果内部通告需要在隔天早上用到核实过的名字，请看隔天早上内部通告所需的得奖照片，并约定一个让您的团队有时间核对名字的交付顺序。名单确认之后怎样影响文件夹的结构，可以参考按奖项、桌次和部门整理晚宴照片。

应该告诉摄影师什么？

• 名单负责人和一位后备联络人的姓名与联络方式。
• 预计名单定稿的日期和钟点。
• 哪些奖项最可能更改。
• 谁批准图说，回复要多快。
• 得奖者缺席时该怎么处理。

这些要点我们会随报价单一起以书面确认，让摄影团队和您的团队在活动前对同一份安排有相同的理解。