活动照片的姓名或说明文字有误

照片下的名字错了，是个很小的错误，却很容易扩散。在有人发现之前，它可能已经出现在相册、新闻稿、电子报和好几个社交媒体帖子里。更正的方法要有条理：找出每个版本，提供一份经核实的更正，并追踪替换的进度。本文属于我们活动摄影计划或交付出问题时系列页面的一部分。

找出说明文字在哪里

说明文字可能以不止一种形式存在。要求更正之前，先把它们列出来。

可能出现的地方	谁掌管
相册中的说明或备注	摄影师或相册平台
文件内嵌的资料	摄影师，在交付的文件里
文件名	摄影师，或下载后的您自己
新闻稿和电子报	您或您的传讯团队
社交媒体帖子	管理该账号的人
印刷品	印刷商或设计师

我们的文件名、文件夹与更正后的照片版本一文，说明更正后的文件最好如何标示，让人不会把旧版本当成新版本。

更正之前先核实

第二个错误比第一个更糟。请向当事人，或保存正式记录的办公室，询问准确的拼写、头衔和姓名顺序。如果说明文字里有好几个人，请逐一询问。指定一个人签核更正后的文字，并把他的名字写在旁边。

我们的活动照片图说工作表把核实过的措辞放在同一个地方，而准确的说明文字、署名与活动背景一文，说明为什么平实、字面的说明文字最稳妥。至于活动前如何确认重要人物，请见确认重要人物而不收集不必要的宾客资料。

发出一份清楚的更正

写信给摄影师，包含：

• 文件编号或照片的描述。
• 错误的文字，原文引用。
• 经核实的正确文字。
• 由谁确认。
• 您已在哪里看到错误的版本。

请问哪些已交付的版本需要替换，以及更正后的一组会以什么形式交付。如果您是已预订的客户，请使用现有预订支持页面。摄影师会说明已交付的文件中可以更正什么，任何超出商定工作范围的更改，我们都会以书面确认。

替换已经发出去的

有了更正后的文件，就逐一处理这张照片被使用过的地方。摄影师无法修改自己不掌管的账号，所以渠道负责人需要直接收到经核实的更正。请简短记录更改了什么、何时更改。照片使用与审批登记表是个方便的地方，而如果有好几位接收者在等更正后的文件，活动后交付与审批日程表也会有帮助。

在记录重要的情况下，不要悄悄改动旧的说明文字。请加上一则注明日期的备注，让历史保持真实。

当错误比较敏感时

有些错误涉及某人的头衔、荣誉或职务，或写出了不希望被指认的人的名字。这种情况下，请更快行动，沟通保持简短而尊重。如果当事人要求撤下照片，请把它当作独立的请求，并按宾客在照片已经分享后提出异议中说明的程序处理。

一个假设的例子

假设有一场慈善晚宴，一位讲者的照片，说明文字却写了同事的名字。慈善机构的传讯主任，在照片已出现在相册和电子报之后才发现。

她向讲者的办公室确认了讲者的姓名和头衔，然后把文件编号、错误的说明、正确的说明，以及批准的人的名字发给摄影师。摄影师更换了相册里的说明，并提供更正后的文件。主任更新了电子报的存档页面，并加上一则注明日期的简短更正备注。记录表里写下了每一项更改。

要避免的事

避免凭猜测更正，或抄另一份可能本身就有错的文件。在核实事实期间，避免指责任何人。说明文字出错，可能是因为名单错了、胸牌看错了，或两个人长得很像，而原因没有干净利落的更正重要。

需要准备的问题

• 哪些照片、哪些字是错的？
• 谁确认了正确的文字？
• 这张照片已经分享到哪里？
• 相关的人有没有希望撤下这张照片？