活动公司接手客户以往的活动相册

新客户常常带来一个档案库：多年来晚宴、发布会和研讨会的相册。这看起来像一份礼物，显示了客户重视什么，以及前任供应商交付了什么。但它也带来问题：是谁拍的、归谁所有、您可以怎样处理。

本页属于活动公司与系列活动摄影委托总览的一部分。

打开档案之前，先确认权限

拿到链接，不等于有权使用这些相册。请问客户：档案由谁保管、谁给了您权限、目的是什么。即使只是一封简短的邮件，也请取得书面答复。

如果档案由前任活动公司或摄影师保管，客户也许能让您查看一份副本，却不一定能给出超出它自己权利的许可。共通指南员工或活动公司更换时的照片交接说明了需要弄清楚什么。

清楚您可以怎么使用

有四件事值得分开来看。

1. **查看：**为了了解客户的喜好。
2. **分享：**把挑选的照片交给您的摄影师作参考。
3. **重复使用：**在为客户制作的新材料中使用旧照片。
4. **展示：**在您自己的提案或作品集里展示。

每一项可能需要不同的许可。查看的限制最少，展示的限制最多。活动照片的版权归属与使用许可列出了该问的问题，照片使用与审批登记表则可以用来记录答案。

准确地署名前任的作品

不要把前任供应商的作品说成是您的，或说成您所提议的摄影师的。如果您提到某张照片，请说明是谁拍的，或说明来源是客户的档案。如何确认作品集里的照片是谁拍的原本写给买家，这里反过来用：在声称作者身份时，要像您希望供应商那样小心。

如果找不到相册是谁拍的，就只作参考，不作任何署名声称。

从相册里读出什么

仔细读，相册能告诉您几件事。

• **覆盖范围：**哪些时刻被拍了，哪些没有。
• **选用情况：**客户在报告、社交媒体或媒体稿里选用了哪些照片。
• **风格：**调性、构图，以及抓拍与摆拍的平衡。
• **缺口：**客户提到过、却从来没出现在相册里的时刻。

了解喜好最好的来源是客户。请它挑几张喜欢的照片，说明原因。这比从庞大的档案里猜测可靠得多。了解哪些活动照片真正被使用解释了其中的道理。

假设的例子

例如，一家活动公司拿下了一家制造商的年度研讨会。客户分享了一个链接，里面是五年的相册，由两位不同的摄影师拍摄。

活动公司以书面询问可以怎样使用这些链接。客户确认活动公司可以查看，并把少量照片分享给摄影师作参考，但不得公开使用。活动公司花了一个小时检视，发现年报里选用的照片大多是讲者和代表的互动，很少展示展览区。它问客户，今年展览区是否重要。给摄影师的简报反映了答案，并在客户许可下附上六张参考图。

整理并保护您持有的资料

如果您保留了副本，请小心处理。存放在只有合适的人才能打开的地方，标明来源和允许的用途，条款要求时，在目的结束后删除。照片存档规划器可以协助订立方法，在公司档案中找回活动照片则说明了归档怎样帮助日后查找。

档案不完整或不清楚时

有些档案缺少署名、日期或条款。这种情况下请保守处理：只用来了解，不重复使用，并请客户找出缺少的记录。如果客户也找不到，就在您的笔记里写明。

如果是进行到一半的实时简报，请参阅活动公司接手未完成的摄影简报。活动改变后如何调整年度活动，请参阅场地或形式改变后的年度活动摄影。

请提供哪些资料

请把客户已同意分享的参考资料发给我们，并告诉我们您想了解什么。我们会以书面回复准备怎样把它们用在简报上，以及确认日期、场地、人手和成品还需要什么。