活动公司接手未完成的摄影简报

项目交接是常有的事。同事离职、客户更换了活动公司，或者供应商掉链子后项目要抢救。您找到一串邮件、一份流程表草稿和一份报价单，现在要负责让摄影顺利进行。风险在于，把档案里所有东西都当成已经定案。

本页属于活动公司与系列活动摄影委托总览的一部分。

先审查，再写简报

在向摄影师写任何东西之前，先弄清楚自己手上有什么。收集所有文件：邮件、讯息、报价、流程表、场地确认、批准，以及以前活动的任何照片。

把每一项归入三类。

状态	意思	例子
确定	由合适的人以书面确认	已签署的报价、已批准的流程表
假设	讨论过或暗示过，但未确认	"我们想贵宾7点抵达"
未知	缺少或不清楚	谁审批最终照片

目标是把假设变成确定，把未知变成有答案。在活动当天之前记录最终的摄影简报说明了要达到的最终状态。

检查进场与批准

交接时最先遗失的，往往是进场安排。通行证、停车、装卸货安排和保安联络人，可能原本由前任负责。请确认它们存在，并且对那一天仍然有效。预订前确认摄影的进场安排列出了需要检查的项目。

批准也很重要。预算、风格和照片使用，当初是谁批准的？如果前任的批准人已离职，请找出新的批准人，并请他们确认。公司所有权或联络人变动时的摄影预订记录说明了记录方面的做法。

从前任供应商延续下来的有哪些？

不要假设任何东西会延续。如果订金付给了另一家服务方，或日期是向他们保留的，那项安排属于前一段合作关系。新的摄影师是从您的书面简报和一份新报价开始的。

如果前任供应商已不再参与，更换已订的摄影服务时要议定什么说明了需要谈妥的事项。要使用前期的照片或笔记，必须取得拥有者的许可。

与客户沟通

客户对承诺的记忆，常常和书面记录不同。请客户用自己的话，列出他们认为摄影方面已经谈妥的事，再对照您的审查结果。

出现差异很正常。请在活动前以书面解决。不要把没解决的差异留到现场，那时摄影师没法在两个版本之间做决定。

假设的例子

例如，一家活动公司在活动前六个星期，接手了客户的周年晚宴。档案里有另一家服务方的报价单、一份与场地最新平面图不符的流程表草稿，以及一条记录："客户要董事会的合照"。

活动公司审查了档案。报价单是确定的，但属于前一家服务方；流程表属于假设；合照则是未知：哪些董事、什么时候、与谁合照。它请客户逐项确认，向场地取得通行证，写了一页简报，并把未解决的项目列出，连同简报交给摄影师。摄影师以书面回复可以确认的部分。

把不断变动的草稿变成计划

很多接手的简报都是草稿。把不断变动的节目草稿整理成可用的摄影流程表说明了怎样从中整理出可行的计划，并标出仍在变动的部分。请用摄影范围变更记录表保存变更日志，下一个接手的人就不必重复您做过的审查。

为下一次交接留下记录

请用摄影简报交接追踪表留下轨迹：谁提供了什么、什么时候确认的、还有什么未决。如果项目再次易手，这样能避免重复同样的混乱。

如果是类似的情况，也就是活动公司接手的是以往的相册而不是进行中的简报，请参阅活动公司接手客户以往的活动相册。

请提供哪些资料

请把现有的资料，以及您对确定、假设和未知项目的清单发给我们。我们会以书面回复需要确认什么，以及现在能说明什么。如果简报里有前后不一致的地方，我们也会指出来，让您可以及早与客户解决。