员工或代理公司更换时的活动照片交接

同事离职后出现的图片问题，多数与摄影本身无关，而是背景资料不见了：哪个文件夹才是最终版、赞助商标志墙那张照片是谁点头的、去年的大合照有没有获准放上网站。本文属于我们活动照片的商业用途与报告系列，专门谈原来的联络人离开的那一刻。

联络人离开时，究竟有什么会出问题？

最先消失的通常是四样东西。分开来看，因为各自的补救方法不同。

• **取用权限：**相册链接、云端账户或共享硬盘，绑在某一个人的登录上。
• **背景：**为什么选这些照片，当初的拍摄需求是什么。
• **批准：**谁同意了什么用途，可以用多久。
• **人脉：**摄影团队或代理公司里，谁了解这件事的来龙去脉。

文件本身通常最容易保住。接手的人难以重建的，是文件背后的原因和许可。

交接包应该包含什么？

把它当作新同事头一个月会问的问题的答案。内容要精简，才有人读。

项目	应包含的内容	通常放在哪里
原始交付文件	按交付原样的文件，加上相册链接和到期日	公司共享储存
需求与报价	最终拍摄需求、报价单、书面变更，以及其中写明的交付条款	预订邮件、合约文件夹
获批选图	文件名、用途、批准人、日期、限制	简单的记录表或电子表格
未完成事项	待处理的裁剪、更正，以及向摄影团队提出的请求	电邮、聊天记录
联络人	摄影联络人、代理公司联络人、公司内部批准人	交接说明

如果公司已经有照片存档规划器，交接包只是其中多出的一条记录，不必另起炉灶。

如何保护原始交付文件？

留下一份完全没动过的交付原件，与任何工作文件夹分开存放。修改过的裁剪图、缩小后的社交媒体版本和设计师文件，都放在旁边，绝不覆盖原件。我们的原件与社交媒体版本分开保存指南说明了原因。

确认相册账户由谁持有。如果相册是用个人邮箱开设的，请向摄影团队询问如何把权限转到公司联络人名下。要在账户关闭之前问，不要等到之后。另见主办方账户即将关闭时该做的安排。

如何让批准记录保存得住？

只存在于聊天讯息里的批准，不会比那段聊天活得更久。趁给出批准的人还联络得上，把每一项都转进记录表。限制条件照原话抄，例如“仅限内部通讯”或“公布日期之前不可使用”，不要改写成您自己的概括。

我们的图片使用限制记录指南谈到了怎么写。如果批准人本身也要离开，请注明现在由谁接手这项权力。

一个假设的例子

假设一位市场部主任在公司晚宴后两周离职，接替的同事下个月才上任。她在最后一周把交付的相册复制到共享硬盘，写了一页说明，列出已获批用于年报的12张照片，以及留待领导层审阅的3张，再发一封简短的电邮给摄影团队，指明她的主管为临时联络人。

接任的同事到职时，什么都不用猜。她看得出哪些已定稿、哪些待定、该问谁。这就是交接的全部目的。

如果代理公司或预订联络人换了呢？

代理公司把账户交给新团队时，要的是预订记录，而不只是图片。我们的联络人更换时的预订记录指南列出了该索取的资料。接着请摄影团队以书面确认现在谁代表你们发言，以免指示来自两个人。

最后一天之前要先理清的问题

1. 相册账户由谁持有，能否转到公司联络人名下？
2. 文件的唯一最终版本放在哪里？
3. 哪些选图已获批，有什么限制？
4. 和摄影团队之间还有什么没完成？
5. 在接任者到岗之前，新的请求由谁决定？

把这些答案写下来，一个小时内就能完成。日后才去重建，可能要花上好几个星期。