追踪图片批准而不丢失原始交付

批准这种东西，偏偏什么地方都有，就是不在您需要的地方。董事在会议上点头，代理公司在聊天里确认，法务则在电邮里附上条件。与此同时，设计师正把同一张照片，缩成三个版本放进三个文件夹。本文提供一套简单的结构，让这一切保持清晰。谁来批准什么，请参阅市场部、代理公司与领导层之间的图片批准。

哪三个层次？

分层来想，每一层有不同的规则。

层次	存放什么	规则
原始交付	摄影团队交付的文件，原封不动	不编辑、不改名、不删除
获批选图	为特定用途挑选的副本	连结到原文件名；每种用途一个文件夹
批准记录表	谁批准了哪个文件、用于何处、有何限制	每次有变动就更新

第一层是您证明当初委托了什么的凭据。我们的原件与社交媒体版本分开保存指南解释了，副本越来越多时为什么这很重要。

如何保护原件？

第一天就做一份只读的副本，并告诉同事它在哪里。如果储存系统支持，就限制该文件夹的编辑权限。需要处理图片的人，都从那里复制一份。

检查交付内容时，先用照片交付验收清单，再开始处理任何文件，这样您才知道原件是完整的。

批准记录表里放什么？

一张图片的一种用途占一行。对大多数团队来说，下面这些栏目就够了。

1. 文件名（原件）。
2. 所用版本（如经编辑）。
3. 用途与渠道，例如“年报第12页”。
4. 批准人及职务。
5. 批准日期。
6. 限制，照批准人的原话写。
7. 到期日或检视日。
8. 状态：已批准、待定、已撤回。

限制的措辞要贴近原话。“3月3日公布之前，仅限内部使用”，比一句“内部使用”稳妥得多。我们的图片使用限制记录指南谈到细节。

编辑过的版本怎么处理？

批准适用于对方所看到的那张图片。如果有人改了裁剪、色调或修饰，批准人可能需要再看一次。用清楚的命名方式，例如原文件名后面加版本号，并记下获批的是哪个版本。

我们的文件名、文件夹和更正版本指南，提出了摄影团队和客户都能遵循的命名方式。摄影团队交付更正文件时，也要记入记录表。

发布之后有变动怎么办？

批准可以被撤回，限制可能失效，也有人会要求移除。记录表应该显示历史，而不只是现状。状态改变时，加上日期和原因，并记下图片出现过的地方，才知道要更正哪里。

负责人离开时，接手的人需要的也是这些资料。更完整的交接，请见员工或代理公司更换时的活动照片交接。

一个假设的例子

一个市场团队在晚宴后收到含600张图片的相册。他们把文件复制到一个上锁的“原件”文件夹，并建立三个工作文件夹：“报告”“内网”和“赞助商”。记录表从为年报挑出的40张开始，每一张都有批准人的姓名和日期。

两周后，赞助商要求换一种裁剪。设计师从副本着手，名称加上版本后缀，赞助商的联络人以电邮批准。团队新增一行，并附上批准。原件文件夹里的东西，完全没有动过。

当批准涉及好几个人

如果可以批准的人不止一位，要谈好谁有最终决定权，免得决定互相冲突而造成混乱。活动后照片使用规划器可以把记录表和批准人名单放在一起。

把习惯维持下去

记录表要用起来才有效。把它变成发布流程的一部分：没有那一行记录，就不能发出去。请索取图片的同事在开口时说明用途，这样记录就能当场写好。

每季度翻一翻未完结的记录。标为待定已有好几个月的，要不是需要做决定，就是该关闭了。一份整洁的记录表，维护只要几分钟，却能在有人问“我们可以用那张吗？”的时候，省下好几个小时。