为场地或供应商的推荐语挑选照片

场地经理刚告诉您活动办得多成功，几天后，他们要照片来配您的推荐语。答应似乎理所当然。本文帮您谨慎地处理这件事。它谈的是图片交给另一家企业的情况，与您自己使用不同，自用的情形请参阅活动照片的商业用途与报告。

推荐语说的是什么？

推荐语描述的是一项贡献：场地团队应付了很紧迫的转换时间，餐饮供应商顺利招待了400位宾客，或视听供应商处理好了一个棘手的舞台。照片应该支持这个描述。如果推荐语谈的是服务，供应商员工工作时的好照片，可能比华丽的全场画面更诚实。

挑选任何图片之前，先用一句话写下这项贡献，再逐张核对。

哪些图片适合这项贡献？

供应商	贡献	能支持它的图片	需要留意
场地	空间、布局、服务	会场布置、舞台与宾客动线	清楚入镜的宾客
餐饮	食物与服务	自助餐或餐桌布置、服务人员	儿童、酒类、文化上的敏感之处
视听	音响、舞台、荧幕	使用中的舞台与荧幕	荧幕上可见的内容
布置	造型与场景	布置好的区域、细节	品牌或赞助商标志
交通或物流	抵达与移动	抵达的场面、标示牌	车牌、姓名

活动当天的关系若包括供应商，我们的在公司活动中同时肯定供应商与员工指南，说明了拍摄如何反映他们。

适用哪些许可？

涉及好几个层面。与摄影师约定的摄影条款、画面中人物的许可，以及贵机构自己的规定，都很重要。我们的与赞助商、场地及其他供应商分享活动图片和个人、内部、媒体与广告用途两篇指南，说明了各个层面该怎么想。

不要以为自己有权使用某张图片，就等于有权把它交给第三方做他们的宣传。核对您的报价单和交付条款，有不清楚的地方，请问摄影团队。需要法律解释时，请依靠您自己的顾问。

署名与来源该怎么处理？

说明这张图是什么、谁拍的。常见的写法包括活动名称、日期，以及摄影师或团队。必要时加上持有使用许可的机构。我们的准确的图说、署名与活动背景指南提供了格式。

避免暗示联合宣传或您并未同意的背书的措辞。供应商在您的活动名称旁写“曾在……亮相”，会让读者产生联想，所以要先弄清楚供应商打算怎样使用您的名称。

一个假设的例子

一个场地提出，要把你们研讨会的推荐语放上网站，并索取照片。您判断这则推荐语讲的是场地灵活的会场布置。

您选出四张主礼堂和分组讨论区的宽幅图片，其中没有清楚认得出的与会者，另加一张登记处的照片，工作人员背向镜头。寄出时附上一则简短说明：图片仅供一个刊登推荐语的网页使用，署名摄影师与活动，不得用于广告或第三方，应要求即移除。您把这则说明和文件清单一并存档。

事后要保留什么？

记录您分享了什么、给了谁、用于什么目的、依据什么条件。我们的追踪图片批准而不丢失原始交付指南示范了一份简单的记录表。日后若供应商超出约定的范围使用图片，这份记录就是您的出发点。关于案例研究与成功说法的争议，请参阅合作案例研究与活动成功说法中的照片。

如果供应商不在原来的预订之内，请看与不属于预订范围的供应商分享图片。

什么时候应该婉拒

您可以婉拒请求，不需要多作解释，只要一则礼貌的说明。原因可能是宾客很容易被认出来、活动中有敏感的部分，或是您并不认同那家供应商的工作。提供一个较小、较安全的替代方案，例如宾客到场前拍的空场照片，往往就能满足需要。

一个简短的拒绝，好过含糊的答应，日后再后悔。如果供应商一再催促，请把他们引向您手上的条款，更广泛的授权则请他们向摄影团队查询。